DIN EN 15341 Instandhaltung – Wesentliche Leistungskennzahlen (KPI)

• EN 13306:2017 – Instandhaltung – Begriffe der Instandhaltung: definiert die einheitliche Terminologie der Instandhaltung und bildet die begriffliche Grundlage für alle KPIs.

• EN 15628:2014 – Instandhaltung – Qualifikation des Instandhaltungspersonals: legt Qualifikationsanforderungen und Kompetenzprofile für Instandhaltungspersonal fest, was relevant für KPIs im Bereich Personal und Kompetenz ist.

• IEC 60050-192:2015 – Internationales Elektrotechnisches Wörterbuch, Teil 192: Zuverlässigkeit: liefert die Definitionen zu Zuverlässigkeits- und Verfügbarkeitsbegriffen (z. B. Ausfall, Fehler, Verfügbarkeit), die in den Kennzahlen verwendet werden.

Diese Referenznormen stellen sicher, dass die Definition, Berechnung und Interpretation der Instandhaltungs-Kennzahlen nach DIN EN 15341 auf etablierten, fachlich abgestimmten Grundlagen beruhen. Dadurch wird die Kompatibilität mit dem allgemeinen Instandhaltungsmanagement-Standardwerk erreicht.

Um eine einheitliche Anwendung der Kennzahlen zu gewährleisten, werden in DIN EN 15341 zentrale Begriffe der Instandhaltung und Leistungsbewertung klar definiert. Die Norm übernimmt hierzu insbesondere die Terminologie aus EN 13306, sodass z. B. die Begriffe Instandhaltung (als Oberbegriff für Wartung, Inspektion und Instandsetzung), Instandhaltungsmanagement, präventive und korrektive Instandhaltung eindeutig verwendet werden. Ebenso werden wichtige Leistungsbegriffe festgelegt: Effektivität bezeichnet das Maß, in dem die Instandhaltung die gewünschten Ziele erreicht (z. B. geforderte Verfügbarkeit), während Effizienz das Verhältnis von Ergebnis zu Mitteleinsatz ausdrückt (z. B. Wartungsergebnis pro Aufwand). Begriffe wie Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit, Wartungsfreundlichkeit oder Kennzahl an sich (wesentliche Leistungskennzahl/KPI) sind eindeutig erläutert. Diese Begriffsdefinitionen stellen sicher, dass innerhalb einer FM-Organisation alle Beteiligten Kennzahlen inhaltlich gleich interpretieren und vergleichen. Einheitliche Definitionen sind die Voraussetzung dafür, dass Kennzahlwerte standortübergreifend oder im Zeitverlauf konsistent bleiben und eine verlässliche Basis für Entscheidungen bilden.

Die Instandhaltungsfunktion wird in DIN EN 15341 als eigenständiges, strukturiertes System innerhalb des Facility Managements beschrieben. Sie umfasst alle organisatorischen und operativen Maßnahmen, um Anlagen über deren gesamten Lebenszyklus funktionsfähig zu halten. Ihr grundlegendes Ziel ist es, durch Wartung, Inspektion und Instandsetzung Schäden zu beheben und Verschleiß vorzubeugen, sodass die Lebensdauer der Anlagen verlängert und die erforderliche Leistung jederzeit sichergestellt wird. Die Instandhaltungsfunktion hat definierte Schnittstellen zu anderen Bereichen der Unternehmens- und FM-Governance, insbesondere zum Asset Management (Anlagenverwaltung), zur Produktions- bzw. Nutzungsplanung, zur Sicherheit und zum Qualitätsmanagement.

DIN EN 15341 gliedert die Instandhaltungsfunktion in acht Teilfunktionen, die zugleich die Domänen für die Kennzahlengruppen bilden. Jede dieser Unterfunktionen repräsentiert einen bestimmten Aspekt der Instandhaltung, mit eigenen Zielen und Prozessen, aber in enger Verzahnung mit dem Gesamtsystem. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Teilfunktionen und ihre Interpretation im Kontext des Facility Management:

Diese Teilfunktionen bilden gemeinsam den Rahmen für die systematische Einordnung aller Instandhaltungs-KPIs. Für jede Domäne liefert die Norm spezifische Kennzahlen, sodass die Performance der Instandhaltung ganzheitlich – von technischen Ergebnissen über Sicherheitsaspekte bis hin zur Kostenkontrolle – abgebildet werden kann.

Key Performance Indicators (KPIs) dienen in der Instandhaltung als zentrales Steuerungswerkzeug, um die Leistung messbar und transparent zu machen. Sie unterstützen das Management dabei, objektive Einblicke in den Zustand und die Wirksamkeit der Instandhaltungsprozesse zu gewinnen. Durch KPIs lassen sich Prozesse überwachen, Schwachstellen frühzeitig erkennen und Optimierungsbedarf quantitativ untermauern. Sie sind somit essenziell für die strategische und operative Planung, Steuerung und Kontrolle der Instandhaltung. Beispielsweise ermöglichen geeignete Kennzahlen zu erkennen, ob Instandhaltungsmaßnahmen die angestrebte Anlagenzuverlässigkeit erreichen oder ob Nachsteuerung erforderlich ist.

Wichtig ist, dass die ausgewählten KPIs eng an den Unternehmenszielen und FM-Zielen ausgerichtet sind. Es gibt kein universell gültiges Set an Kennzahlen; vielmehr muss jedes Unternehmen die für seine Anlagen und Zielsetzungen relevanten Kennzahlen individuell festlegen. Dabei gilt: Eine Kennzahl ohne konkretes Zielwert ist wirkungslos, und umgekehrt kann ein Ziel ohne geeignete Kennzahl nicht überprüft werden. In der Praxis sollten daher für jeden KPI Sollgrößen oder Zielkorridore definiert werden, um die Leistung messbar zu machen und den Erfolg von Maßnahmen zu bewerten.

Bei der KPI-Auswahl und -Interpretation sind Einflussfaktoren und Kontext mit zu berücksichtigen: Kennzahlen sollten stets im Licht der Betriebsbedingungen, Anlagennutzung und Wartungsstrategie interpretiert werden, damit keine Fehlbewertungen entstehen. Daten gelten nicht als alleinige Wahrheit, sondern müssen auf Aussagekraft für das jeweilige Ziel geprüft und bei Bedarf hinterfragt werden. Weiterhin ist zu beachten, dass das Erheben von KPIs selbst Ressourcen erfordert – sei es personeller Aufwand für Datenerfassung oder der Einsatz eines Instandhaltungs-Informationssystems (CMMS). Daher sollten nur solche Kennzahlen erhoben werden, deren Nutzen den Aufwand rechtfertigt, und deren Datenbasis zuverlässig und konsistent verfügbar ist. Einheitliche Methoden der Datensammlung (z. B. immer gleiche Stichtage, eindeutige Berechnungsformeln) sind Voraussetzung, um Trends valide beobachten zu können.

Schließlich müssen KPIs im Instandhaltungsprozess verankert und angemessen gesteuert werden. Verantwortlichkeiten für die Messung und Auswertung jeder Kennzahl sollten klar zugewiesen sein (z. B. an den Instandhaltungsleiter oder Fachingenieure). Die Kennzahlen dienen der kontinuierlichen Verbesserung: Sie sollen regelmäßig geprüft und in Meetings berichtet werden, um daraus Aktionen abzuleiten, anstatt nur rückblickend Zahlen zu liefern. In Summe unterstützen wohlgewählte KPIs die Balanced Scorecard der Instandhaltung – sie decken verschiedene Bereiche ab (von Kosten über Leistung bis Sicherheit) und sorgen dafür, dass keine wichtigen Zielsetzungen im FM unberücksichtigt bleiben.

DIN EN 15341 führt eine KPI-Matrix ein, welche die Kennzahlen systematisch den Teilfunktionen der Instandhaltung zuordnet und so eine ausgewogene Kennzahlenauswahl erleichtert. Diese Matrix ist das zentrale Strukturierungsinstrument der Norm und stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte der Instandhaltungsleistung abgedeckt werden. Indem die KPIs in Tabellenform den acht Domänen (siehe Abschnitt 4) zugeordnet werden, behält das Management den Überblick, in welchen Bereichen Stärken oder Schwächen vorliegen. Gleichzeitig bleibt die Vergleichbarkeit gewahrt, da für gleiche Teilfunktionen ähnliche Kennzahlen herangezogen werden können. Die Matrix ermöglicht es auch, verschiedene Organisationsebenen – vom operativen Techniker bis zum strategischen FM-Management – mit einem konsistenten Satz von Kennzahlen zu steuern. So kann beispielsweise auf Anlagenebene eine technische Kennzahl (wie Verfügbarkeit) verfolgt werden, während auf Portfolio-Ebene aggregierte Kennzahlen (wie Gesamtkostenquote) im Vordergrund stehen, ohne dass die zugrunde liegende Systematik auseinanderfällt.

In dieser Kategorie wird bewertet, wie die Instandhaltung zum langfristigen Werterhalt und zur Leistungsfähigkeit der physischen Assets beiträgt. Die Kennzahlen fokussieren auf das optimierte Management des Anlagenlebenszyklus – sie verbinden technische Leistungsdaten mit wirtschaftlichen Aspekten, um die Effektivität der Instandhaltung im Kontext des Asset Managements aufzuzeigen. So wird sichergestellt, dass die Instandhaltungsstrategie mit den strategischen Zielen für die Anlagen übereinstimmt (z. B. maximale Verfügbarkeit bei minimalen Life-Cycle-Kosten). KPIs in diesem Bereich betrachten sowohl die unmittelbare Anlagenperformance (Kapazität, Zuverlässigkeit, Integrität) als auch nachhaltige Faktoren und Wirtschaftlichkeit.

• Anlagenverfügbarkeit (%): Anteil der Soll-Betriebszeit, in der eine Anlage tatsächlich betriebsbereit ist. Diese Kennzahl zeigt, ob die Instandhaltung ausreichende Betriebsbereitschaft sicherstellt, und ist ein Schlüsselindikator für die technische Effektivität.

• MTBF (Mean Time Between Failures – mittlere Zeit zwischen Ausfällen): Durchschnittliche Betriebsdauer einer Anlage zwischen zwei aufeinanderfolgenden Störungen. Ein höherer MTBF-Wert signalisiert hohe Zuverlässigkeit und damit eine erfolgreiche vorbeugende Instandhaltung.

• OEE (Overall Equipment Effectiveness – Gesamtanlageneffektivität): Kombinierter Kennwert für Anlageverfügbarkeit, Leistungsgrad und Qualitätsrate. Er quantifiziert die wertschöpfende Nutzungszeit einer Anlage und verdeutlicht, inwieweit Instandhaltung und Betrieb zusammen das Optimum aus der Anlage herausholen.

• Instandhaltungskostenquote: Verhältnis der jährlichen Instandhaltungskosten zum Wiederbeschaffungswert oder Zeitwert der Anlage (in %). Diese Kennzahl zeigt, welcher Anteil des Anlagenwerts pro Jahr für Erhaltungsmaßnahmen aufgewendet wird, und spiegelt damit die wirtschaftliche Nachhaltigkeit der Instandhaltung wider (zu hohe Quoten können auf ineffiziente Strategien hindeuten, zu niedrige auf Substanzverzehr).

Diese Kategorie umfasst Kennzahlen, die den Arbeitsschutz, die Betriebssicherheit und den Umweltschutz im Kontext von Instandhaltungsaktivitäten bewerten. Ziel ist, die Durchführung von Wartung und Reparatur so zu steuern, dass keine Unfälle passieren, Gesundheitsschäden vermieden und Umweltauflagen eingehalten werden. KPIs im HSE-Bereich stellen sicher, dass die Instandhaltung nicht nur effizient, sondern auch sicher und compliance-gerecht abläuft – ein essenzieller Teil der FM-Governance.

• Unfallhäufigkeit: Anzahl meldepflichtiger Arbeitsunfälle in der Instandhaltung pro 1.000.000 Arbeitsstunden (oder pro Jahr). Diese Kennzahl (auch Lost Time Injury Frequency Rate, LTIFR) zeigt das Sicherheitsniveau der Instandhaltungsprozesse – eine sinkende Unfallrate ist ein zentrales Ziel.

• Unfallschwere: Durchschnittliche Ausfalltage pro Unfall oder der Lost Time Injury Severity Rate. Damit wird bewertet, wie gravierend auftretende Unfälle sind. Zusammen mit der Unfallhäufigkeit gibt dies ein vollständiges Bild der Arbeitssicherheit.

• Compliance-Quote bei Prüfungen: Anteil der vorgeschriebenen Sicherheits- oder Umweltprüfungen (z. B. Druckbehälter, Brandschutzanlagen), die fristgerecht durchgeführt wurden (%). Ein hoher Wert signalisiert, dass gesetzliche Vorgaben und Normen konsequent eingehalten werden.

• Anzahl Umweltvorfälle: Anzahl meldepflichtiger Umweltereignisse (z. B. Leckagen gefährlicher Stoffe, Umweltauflagen-Verstöße) im Rahmen der Instandhaltung, pro Zeitraum. Dieser Indikator soll gegen Null tendieren und stellt sicher, dass die Instandhaltungsarbeiten umweltverträglich durchgeführt werden.

Hier stehen die Kennzahlen im Vordergrund, die die operative Planung und Steuerung der Instandhaltungsaktivitäten bewerten. Es geht darum, wie gut die Instandhaltungsorganisation ihre Ressourcen einsetzt, Aufträge abwickelt und auf Störungen reagiert. Diese KPIs zeigen, ob ein sinnvolles Gleichgewicht zwischen vorbeugender und korrektiver Instandhaltung erreicht wird und ob die Instandhaltungsprozesse effizient gestaltet sind.

• Planerfüllungsgrad: Anteil der geplanten Instandhaltungsaufträge, die im vorgesehenen Zeitraum tatsächlich abgeschlossen wurden (%). Ein hoher Planerfüllungsgrad signalisiert, dass Wartungspläne realistisch sind und effizient umgesetzt werden (Termintreue der Wartung).

• Wartungsrückstand (Backlog): Anzahl offener, überfälliger Instandhaltungsaufträge. Ein geringer Wartungsrückstand zeigt, dass anstehende Arbeiten zeitnah erledigt werden und sich keine gefährlichen Auftragsstaus bilden. Ein wachsender Backlog ist ein Warnsignal für Ressourcenengpässe oder ineffiziente Planung.

• MTTR (Mean Time To Repair – mittlere Reparaturzeit): Durchschnittliche Dauer vom Auftreten einer Störung bis zur Wiederinbetriebnahme der Anlage. Diese Kennzahl misst die Reaktions- und Behebungszeit und damit die Effizienz der Störungsbehebung. Ein kürzerer MTTR bedeutet, dass Ausfallzeiten minimiert werden.

• Präventivanteil: Verhältnis der für präventive Instandhaltung aufgewendeten Arbeitszeit zur gesamten Instandhaltungszeit (%). Diese Kennzahl zeigt, wie proaktiv das Wartungsmanagement ist – ein angemessen hoher Wert bedeutet, dass vorausschauend gewartet wird und ungeplante Stillstände dadurch reduziert werden.

Diese KPIs messen, inwieweit das Instandhaltungspersonal über die notwendigen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügt und wie diese erhalten bzw. ausgebaut werden. Menschliche Kompetenz ist ein Schlüsselfaktor für zuverlässige Instandhaltungsprozesse, daher werden hier Aspekte wie Ausbildung, Erfahrung und Verfügbarkeit des Personals quantifiziert.

• Schulungsstunden pro Techniker: Durchschnittliche Anzahl an Fortbildungs- und Trainingsstunden, die ein Instandhaltungstechniker pro Jahr absolviert. Dieser Wert gibt Aufschluss darüber, wie stark in die kontinuierliche Weiterbildung investiert wird, um mit neuen Technologien und Anforderungen Schritt zu halten.

• Zertifizierungsquote: Anteil der Instandhaltungsmitarbeiter, die alle für ihre Tätigkeit erforderlichen Zertifikate und Befähigungsnachweise aktuell besitzen (%). Diese Kennzahl stellt sicher, dass z. B. Elektrofachkräfte, Schweißer oder Prüftechniker stets ordnungsgemäß qualifiziert sind und keine Zertifikatsabläufe Risiken darstellen.

• Kompetenzabdeckung: Anteil der benötigten Fachkompetenzen, der im vorhandenen Team intern abgedeckt ist. Beispielsweise kann ermittelt werden, wie viele der definierten erforderlichen Skillsets (Hydraulik, Steuerungstechnik, etc.) im Instandhaltungsteam vertreten sind (in %). Ein hoher Wert bedeutet, dass die Mannschaft breit aufgestellt ist und die meisten Aufgaben ohne externen Zukauf von Know-how bewältigen kann.

• Fluktuationsrate: Jährlicher Prozentsatz der Abgänge im Instandhaltungsbereich. Eine niedrige Fluktuation ist positiv, da Wissen und Erfahrung im Team bleiben; ein hoher Wert kann auf Probleme mit Arbeitsbelastung oder Arbeitszufriedenheit hindeuten und gefährdet den Kompetenzerhalt.

In dieser Kategorie liegt der Fokus auf der technischen Analyse und Optimierung der Instandhaltung. Es geht darum, die Zuverlässigkeit der Anlagen durch ingenieurmäßige Maßnahmen systematisch zu verbessern und aus Störungen zu lernen. KPIs des Maintenance Engineering zeigen, wie wirksam Ausfälle untersucht und dauerhafte Verbesserungen umgesetzt werden.

• Störungsanzahl: Anzahl ungeplanter Anlagenstörungen oder Ausfälle pro definiertem Zeitraum (z. B. pro Monat) im betrachteten Verantwortungsbereich. Diese absolute Zahl oder auf 100 Anlagen bezogene Rate dient als Basisindikator für die technische Zuverlässigkeit – das Ziel ist, Störungen durch Optimierungen zu verringern.

• MTBF (Mean Time Between Failures – mittlere störungsfreie Betriebszeit): Wie unter Abschnitt 7 beschrieben, misst MTBF die durchschnittliche Zeitspanne zwischen zwei Ausfällen. Im Engineering-Kontext dient eine Verlängerung des MTBF als Erfolgsindikator für Zuverlässigkeitsprogramme und Verbesserungsprojekte an der Anlage.

• Analysequote: Anteil der kritischen oder größeren Ausfälle, die mittels strukturierter Ursachenanalyse (z. B. Root Cause Analysis) untersucht wurden (%). Eine hohe Analysequote zeigt, dass das Engineering systematisch aus Fehlern lernt und Ursachen abstellt, anstatt nur Symptome zu beheben.

• Umgesetzte Verbesserungsmaßnahmen: Anzahl der technischen Verbesserungsmaßnahmen, die pro Zeitraum umgesetzt wurden (z. B. konstruktive Änderungen, Optimierungen in Wartungsplänen, Zustandsüberwachungen eingeführt). Diese Kennzahl spiegelt die Innovations- und Verbesserungsaktivität wider – sie zeigt, inwieweit Maintenance Engineering aktiv zur kontinuierlichen Verbesserung der Anlagenperformance beiträgt.

Diese KPIs bewerten die organisatorischen Rahmenbedingungen und Unterstützungsprozesse, die für eine reibungslose Instandhaltung erforderlich sind. Hier geht es um die Effizienz der Abläufe, die Verfügbarkeit von Informationen und Ressourcen und die bereichsübergreifende Koordination.

• Dokumentationsgrad: Anteil der Anlagen oder Wartungsobjekte, für die vollständige und aktuelle technische Dokumentationen, Wartungspläne und Historien im System verfügbar sind (%). Ein hoher Dokumentationsgrad bedeutet, dass Techniker jederzeit auf aktuelle Informationen zugreifen können – eine wichtige Voraussetzung für effektive Wartung ohne Verzögerungen.

• First-Time-Fix-Rate: Anteil der Instandsetzungsaufträge, die beim ersten Ausführungsversuch vollständig und korrekt erledigt werden (%). Ein hoher First-Time-Fix-Wert zeigt, dass die Vorarbeit (Ersatzteile bereitgestellt, richtige Diagnose, ausreichende Informationen) gut war und Nacharbeiten oder zweite Einsätze selten nötig sind – ein Indikator für gute organisatorische Vorbereitung und Support.

• Durchschnittliche Auftragsdurchlaufzeit: Gemessene Zeit vom Eingang einer Instandhaltungsmeldung bzw. -anforderung bis zur vollständigen Ausführung und Rückmeldung des Auftrags. Diese Kennzahl bewertet die prozessuale Effizienz und Schnelligkeit interner Abläufe (inkl. Planung, Genehmigung, Ausführung). Kürzere Durchlaufzeiten sprechen für eine schlanke Organisation und wirksame Unterstützung der Techniker.

• Outsourcing-Quote: Anteil der Instandhaltungsstunden oder -kosten, der durch externe Dienstleister erbracht wird (%). Diese Kennzahl gibt Aufschluss über den Grad der Fremdvergabe und damit verbundene Koordinationsaufwände. Ein gewisses Maß an Outsourcing kann strategisch sinnvoll sein, erfordert aber entsprechende Steuerungsprozesse; eine Veränderung der Quote sollte daher bewusst verfolgt werden.

Diese Kennzahlengruppe adressiert die administrativen und logistischen Aspekte der Instandhaltung – insbesondere Kostenkontrolle, Beschaffung und Materialmanagement. Ziel ist, die wirtschaftliche Transparenz sicherzustellen und gleichzeitig eine zuverlässige Versorgung mit Ersatzteilen und Dienstleistungen zu gewährleisten.

• Instandhaltungskostenanteil: Anteil der Instandhaltungskosten an definierten Bezugsgrößen, z. B. am Umsatz des Unternehmens oder an den Gesamtkosten des Anlagenbetriebs (%). Dieser Indikator zeigt die finanzielle Bedeutung der Instandhaltung und dient dem Management zur Bewertung der Kostenintensität. Zudem wird manchmal das Verhältnis von Instandhaltungskosten zu Anlagewert herangezogen, um die Werterhaltungskosten zu quantifizieren.

• Budgeteinhaltung: Differenz bzw. Verhältnis zwischen geplanten Instandhaltungsausgaben und tatsächlich angefallenen Kosten in einem Zeitraum. Eine Budgeteinhaltungsquote von ~100% bedeutet, dass die Instandhaltung im Rahmen der finanziellen Vorgaben blieb. Größere Abweichungen liefern Anlass, Planungsgrundlagen oder Kostentreiber zu analysieren.

• Ersatzteilverfügbarkeit: Prozentsatz der benötigten Ersatzteile, die bei Bedarf unmittelbar verfügbar sind (aus Lagerbestand oder Konsignation). Hohe Ersatzteilverfügbarkeit (nahe 100%) minimiert wartestillstandsbedingte Verzögerungen, erfordert aber ausreichende Vorratshaltung. Diese Kennzahl hilft, den Kompromiss zwischen Lagerkosten und Verfügbarkeit zu steuern.

• Durchschnittliche Beschaffungszeit: Durchschnittliche Zeitdauer zwischen Bestellauslösung für ein Ersatzteil oder eine externe Serviceleistung und dem Erhalt bzw. der Einsatzbereitschaft dieses Teils/Services. Dieser KPI misst die Leistungsfähigkeit der Beschaffungsprozesse und Lieferanten. Eine kürzere Beschaffungszeit steigert die Flexibilität der Instandhaltung, längere Zeiten erfordern ggf. höhere Lagerbestände oder frühere Disposition.

• Lagerumschlagshäufigkeit: Kennzahl, wie oft der Ersatzteillagerbestand pro Jahr umgeschlagen wird (Verhältnis aus Verbrauch und Durchschnittsbestand). Sie gibt Auskunft darüber, wie effizient das Lager bewirtschaftet wird – ein zu niedriger Umschlag kann auf Überbestände hindeuten, ein sehr hoher auf möglicherweise zu knappe Bestände. Dieses Maß hilft, das Ersatzteilmanagement zwischen Verfügbarkeit und Kapitalbindung zu optimieren.

In Zeiten der Digitalisierung spielen IT-Systeme und Daten eine entscheidende Rolle für das Instandhaltungsmanagement. KPIs in diesem Bereich bewerten, wie wirksam die Instandhaltungssoftware, Datenverwaltung und Kommunikationstechnologie die Maintenance-Prozesse unterstützen. Eine hohe Datenqualität und Systemnutzung ermöglichen fundierte Entscheidungen und effizientere Abläufe.

• Nutzungsgrad des CMMS/CAFM: Anteil der Instandhaltungsvorgänge, die im zentralen Instandhaltungs-Managementsystem (z. B. CMMS – Computerized Maintenance Management System, oder CAFM – Computer Aided Facility Management) geplant, erfasst und dokumentiert werden (%). Dieser Wert zeigt, inwieweit die digitalen Werkzeuge im Alltag angenommen werden. Ein hoher Nutzungsgrad bedeutet, dass die meisten Abläufe digital abgebildet und auswertbar sind.

• Datenvollständigkeit: Qualitätsindikator für die gepflegten Instandhaltungsdaten. Er kann z. B. gemessen werden als Prozentsatz der Arbeitsaufträge mit vollständig ausgefüllten Feldern (Rückmeldungen, Ursache, Ersatzteile, Dauer etc.) oder als Anteil der Anlagen, für die alle Stammdaten und Wartungshistorien vorhanden sind. Hohe Datenvollständigkeit ist Grundvoraussetzung für verlässliche Kennzahlen und Analysen.

• Berichtspünktlichkeit und -qualität: Anteil der regelmäßigen Instandhaltungsberichte (monatlich/quartalsweise), die termingerecht erstellt und ohne Fehler veröffentlicht werden. Diese Kennzahl stellt sicher, dass das Berichtswesen als Teil der FM-Governance funktioniert und das Management zeitnah über Wartungsleistung und -zustand informiert wird.

• Systemverfügbarkeit IT: Verfügbarkeit der eingesetzten Instandhaltungs-IT-Systeme (z. B. des CMMS) in Prozent der geplanten Betriebszeit. Da die Techniker und Planer zunehmend auf diese Werkzeuge angewiesen sind, ist ein zuverlässiger IT-Betrieb kritisch. Eine hohe Systemverfügbarkeit (z. B. >99%) ist heute erwartet; Ausfallzeiten würden die Effizienz der gesamten Instandhaltungsorganisation beeinträchtigen.

• Grundsatz der Zielorientierung: Wenn die aktuelle oder erwartete Leistung der Instandhaltung nicht zufriedenstellend ist, definiert das Management zunächst klare Ziele und wählt entsprechende KPIs aus, um diese Ziele messbar zu machen. Die Kennzahlen dienen somit als Übersetzungsinstrument von strategischen Zielen in operatives Monitoring.

• Regelmäßiges Messen und Vergleichen: KPI-Daten werden laufend oder in definierten Intervallen erhoben, um die Leistung zu messen. Durch Vergleiche – intern über Zeitreihen oder extern als Benchmarking mit anderen Organisationen – werden Stärken und Schwächen sichtbar.

• Ursachenanalyse und Diagnose: Weichen Kennzahlen von den Zielen ab (z. B. steigende Ausfallrate, Kostenüberschreitung), erfolgt eine Diagnose der Ursachen. Die Zahlen liefern Ansatzpunkte, wo Probleme liegen, und ermöglichen eine faktenbasierte Schwachstellenanalyse.

• Zielwerte festlegen: Im Verbesserungsprozess werden auf Basis der Erkenntnisse neue Soll-Zustände für die KPIs definiert. Diese Zielvorgaben lenken die Instandhaltungsstrategie (z. B. Senkung der Störungsrate um X% im nächsten Jahr).

• Maßnahmen planen und umsetzen: Um die Ziel-KPI-Werte zu erreichen, werden konkrete Verbesserungsmaßnahmen geplant (z. B. zusätzliche Schulungen, präventive Wartungsprogramme, Investition in neue Werkzeuge). Die Umsetzung wird wiederum mit KPIs überwacht.

• Überwachung der Veränderung: Die Norm empfiehlt, die Wirkung der ergriffenen Maßnahmen über einen ausreichend langen Zeitraum zu verfolgen und anhand der Kennzahlen die Veränderung zu messen. Nur so lässt sich feststellen, ob eine Maßnahme erfolgreich war oder nachjustiert werden muss.

Dieser Zyklus ähnelt dem bekannten PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) und sorgt dafür, dass die Instandhaltung sich kontinuierlich verbessert. Wichtig ist, dass die KPIs nicht statisch bleiben: im Rahmen der regelmäßigen Leistungsbeurteilung sollte auch das Kennzahlensystem selbst überprüft werden. Gegebenenfalls werden KPIs neu gewichtet, ergänzt oder aussortiert, wenn sich z. B. die Unternehmensstrategie ändert oder bessere Messmethoden verfügbar werden.

Die Klassifizierung der Kennzahlen spielt ebenfalls eine Rolle im Verbesserungsprozess. DIN EN 15341 hat trotz der neuen Struktur weiterhin die traditionelle Einteilung in wirtschaftliche, technische und organisatorische KPIs im Blick. Diese Kategorien helfen bei der Auswertung und stellen sicher, dass Verbesserungsmaßnahmen ausgewogen alle relevanten Bereiche betreffen. So verhindert man etwa, dass zur Kostenreduktion die Zuverlässigkeit leidet, oder umgekehrt.