DIN EN 15221-4 FM: Taxonomie und Strukturen

Die Norm stellt von Anfang an klar, auf welche grundlegenden FM‑Normen sie sich stützt. DIN EN 15221‑4 verweist insbesondere auf DIN EN 15221‑1:2006 (Facility Management – Begriffe und Definitionen) als terminologisches Fundament. Sie bezieht sich auch auf EN 13306 (Instandhaltungsterminologie), um sicherzustellen, dass instandhaltungsbezogene Begriffe in der Taxonomie einheitlich verstanden werden. Durch diese normativen Verweisungen ist Teil 4 in das bestehende Normengefüge eingebettet, sodass Anwender konsistente Begriffe und Konzepte verwenden, die auch in den anderen Teilen der EN‑15221‑Reihe gültig sind.

Für die praktische Umsetzung empfiehlt die Norm, einen festen Kontrollpunkt zur Überprüfung der Übereinstimmung mit diesen Referenznormen einzurichten. Eine FM‑Organisation sollte eine Referenzliste aller relevanten standardisierten Begriffe, Leistungsstrukturen und Prozessverweise führen. Diese Normabgleich‑Liste dient als Kontrollinstrument, um bei der Erstellung von FM‑Dokumenten und Verträgen sicherzustellen, dass die konsistente Terminologie und Klassifikation gemäß DIN EN 15221‑4 (und den zugehörigen Normen) durchgängig verwendet wird. Dadurch wird verhindert, dass unterschiedliche Definitionen oder Strukturen parallel existieren, was die Governance und das gegenseitige Verständnis im FM erheblich verbessert.

In diesem Abschnitt werden die wesentlichen FM‑Begriffe und ihre Zusammenhänge definiert, die der Taxonomie zugrunde liegen. Dazu gehören Terminologie für Organisationsrollen und Prozesse im FM‑Modell, etwa die Auftraggeberorganisation (Demand Organization) und die Lieferorganisation (Supply Organization), der Facility Manager als verantwortliche Person für die Koordination der FM‑Leistungen sowie der Facility‑Management‑Prozess als Unterstützungsprozess, dessen Ergebnis ein Facility‑Produkt ist. Ebenfalls werden strukturelle Konzepte wie die FM‑Produktstruktur (Facility Product Map) und die verschiedenen Hierarchieebenen der Klassifikation erläutert. Diese allgemeinen Definitionen schaffen Klarheit über Rollen und Begriffe, sodass Leistungsbeschreibungen und Berichte im FM eindeutig und einheitlich bleiben.

Dies befasst sich mit finanzbezogenen und administrativen Begriffen, die für das Management der FM‑Kosten und ‑Leistungen wichtig sind. Es wird betont, dass bei der Erfassung und Zuordnung von Facility‑Kosten zu Produkten ein einheitliches Begriffsverständnis notwendig ist. Die Norm definiert daher grundlegende Kostenarten (z. B. Personal‑ und Sachkosten, Kapitalkosten, Abschreibungen) und erläutert Begriffe wie Asset Management (Lebenszyklusoptimierung für Anlagen), FM‑Kostenstellen (Kostenstellen für sekundäre/FM‑Prozesse), Kostenstellen für primäre Aktivitäten, Erlöse im FM‑Kontext usw. Für detailliertere Begriffsbestimmungen verweist die Norm auf nationale oder internationale Rechnungslegungsstandards; innerhalb des FM‑Rahmens sorgt sie jedoch für eine abgestimmte Terminologie. Diese Finanz‑ und Verwaltungsbegriffe bilden die Basis, um FM‑Kosten konsistent zu erfassen, korrekt den Leistungen und Verträgen zuzuordnen und sie in Berichten transparent darzustellen.

Dies führt die Begriffe der wichtigsten standardisierten Facility‑Produkte ein. Dies sind die obersten Leistungskategorien im FM, die in der Klassifikation verwendet werden. Jede dieser Produktgruppen wird mit einer Definition und klaren Abgrenzungen beschrieben, um ihren Umfang festzulegen. Beispiele für solche Hauptprodukte sind Fläche (Space Management), Reinigung, IT‑Services, Catering, Sicherheit oder Geschäftssupport – jeweils stellvertretend für ein Bündel ähnlicher Einzeldienstleistungen. Die eindeutige Beschreibung dieser Facility‑Produktkategorien stellt sicher, dass bei der Erstellung von Katalogen oder Leistungsbeschreibungen alle Beteiligten dasselbe Verständnis darüber haben, was jeweils enthalten ist. Sie bilden damit den Rahmen für die Produktfamilien, die in Servicekatalogen und FM‑Leistungsbeschreibungen verwendet werden.

Dies beschreibt den Zweck und die Vorgehensweise zur Ableitung einer standardisierten Produktstruktur aus der Vielfalt der FM‑Leistungen. Das Hauptziel besteht darin, den Mehrwert der FM‑Aktivitäten für die primären Geschäftsprozesse sichtbar und steuerbar zu machen. Die Norm betrachtet FM‑Leistungen daher aus einer Produktperspektive: Jede erbrachte FM‑Leistung wird als Facility‑Produkt verstanden – als Ergebnis eines definierten Prozesses, das dem Kerngeschäft einen Nutzen liefert. Aufbauend auf diesem Konzept wurden ausgewählte repräsentative Services zu standardisierten Produkten zusammengefasst. Ein entscheidender Faktor bei dieser Gruppierung war die Auftraggebersicht: Die Produktstruktur orientiert sich an den typischen Bedürfnissen und Wahrnehmungen der Nutzer bzw. des Kerngeschäfts. Diese Herangehensweise ergab eine klar definierte Menge standardisierter Facility‑Produkte, die das gesamte FM‑Leistungsspektrum auf hoher Ebene abbilden und als gemeinsame Grundlage für Definitionen, Kostenverrechnung und Leistungssteuerung dienen.

• Produktname und Definition: Eine klare Bezeichnung des Produkts und dessen Definition, die den abgedeckten Leistungsbereich umreißt.

• Abgrenzungen (eingeschlossene und ausgeschlossene Leistungen): Konkrete Angaben, was zum Leistungsumfang gehört und was ausdrücklich nicht, um Überschneidungen mit anderen Produkten zu vermeiden und vertragliche Klarheit zu schaffen.

• Auftraggebersicht und Wertbeitrag: Beschreibung des Nutzens oder Mehrwerts der Leistung aus Kundensicht, damit das Produkt im Kontext der Unternehmensziele eingeordnet werden kann.

• Schnittstellen und Abhängigkeiten: Darstellung von Berührungspunkten zu anderen FM‑Produkten oder Prozessen, einschließlich Hinweise auf erforderliche Abstimmungen (z. B. Verantwortlichkeiten gemäß RACI‑Matrix), um eine reibungslose Leistungserbringung sicherzustellen.

• Benötigte Ressourcen: Angabe der wesentlichen Ressourcen (Personal, Ausstattung, Infrastruktur), die zur Erbringung des Produkts benötigt werden – wichtig für Planung und Machbarkeitsbewertungen.

Durch diese strukturierten Elemente entsteht ein Produktbeschreibungs‑Template als Muster für jeden Eintrag im FM‑Servicekatalog.

Es stellt die Norm ein übergreifendes Beziehungsmodell vor, das die Elemente des FM in Beziehung zueinander setzt. Dieses Modell verknüpft das Nachfrage‑Liefer‑Konzept des Grundmodells mit der definierten Produktstruktur sowie den Steuerungsbeziehungen zwischen Auftraggeber‑ und Lieferseite. Konkret zeigt das Modell, wie die Nachfrage der primären Aktivitäten (der Kernbereiche des Unternehmens) über das Facility Management in Leistungen der Lieferorganisation (interne FM‑Abteilung oder externer Dienstleister) übersetzt wird. Die standardisierten Facility‑Produkte fungieren dabei als verbindende Elemente: Sie sind die „Produkte“, welche die Lieferseite bereitstellt, um den Bedarf der Nachfrageseite zu decken. Das Beziehungsmodell macht transparent, wer für welche Produkte verantwortlich ist und wie die Leistungsbeziehung gesteuert wird. Somit entsteht ein klarer Rahmen, der Governance‑Aspekte wie Verantwortlichkeiten, Leistungsvereinbarungen und Kontrollmechanismen im FM strukturiert abbildet.

Dies führt die Prozessdimension ein, um die definierten Produkte in die praktische FM‑Abwicklung einzubetten. Zunächst werden allgemeine Grundsätze der FM‑Prozesse beschrieben. Es wird betont, dass hinter jedem Facility‑Produkt entsprechende Prozesse stehen, die für dessen Planung, Erbringung und Kontrolle nötig sind. Die Norm unterstreicht hier die Einbindung des Plan‑Do‑Check‑Act (PDCA)‑Zyklus: Beispielsweise müssen FM‑Leistungen geplant (Plan), ausgeführt (Do), überprüft (Check) und angepasst (Act) werden. Diese allgemeine Betrachtung stellt sicher, dass die Produkt‑Taxonomie nicht losgelöst von den Abläufen gesehen wird, sondern dass für jeden Leistungsbereich ein Prozessverständnis besteht, das Qualität und Effizienz fördert.

Es geht die Norm näher auf Kategorien von FM‑Prozessen ein, die für die Umsetzung der Facility‑Produkte relevant sind. Sie unterscheidet dabei typischerweise zwischen strategischen FM‑Prozessen (z. B. strategische FM‑Planung, Portfolio‑Management), taktischen Prozessen (z. B. Vorbereitung von Maßnahmen, Beschaffung und Vertragsmanagement, Leistungscontrolling) und operativen FM‑Prozessen (den eigentlichen Serviceprozessen wie Instandhaltung durchführen, Flächen bereitstellen, Reinigung ausführen etc.). Diese Prozesskategorien decken den gesamten Lebenszyklus der FM‑Leistungen ab – von der langfristigen Planung über die tägliche Leistungserbringung bis zur Überwachung und stetigen Verbesserung. Durch die Definition dieser Prozesse wird deutlich, welche Abläufe dem FM zugrunde liegen, um die im Leistungskatalog definierten Produkte tatsächlich zu liefern und zu steuern.

Es wird das Klassifikationsschema der Facility‑Produkte erläutert. Die Norm führt ein hierarchisches System ein, in dem jedem standardisierten Produkt ein eindeutiger Code (Identifikationsnummer) und ein Platz in der Struktur zugewiesen ist. Die oberste Ebene umfasst breite Produktfamilien (z. B. Hauptkategorien für „Fläche & Infrastruktur“ und „Mensch & Organisation“), darunter folgen weitere Unterteilungen bis hin zu spezifischen Leistungsarten. Diese Hierarchie ermöglicht es, FM‑Leistungen über verschiedene Organisationen und Standorte hinweg konsistent zu kategorisieren – ein Produkt einer bestimmten Kategorie (etwa Reinigung) umfasst überall vergleichbare Leistungen. Gleichzeitig unterstützt das Kodierungssystem die Integration in IT‑Systeme (z. B. CAFM‑Software), da jedes Produkt eindeutig referenzierbar ist. Die Norm beschreibt zudem Regeln, wie Kosten und Leistungen miteinander zu verknüpfen sind: So können etwa Kostenstellen oder Budgetposten direkt den entsprechenden Produktkategorien zugeordnet werden. Auf diese Weise schlägt die Klassifikation eine Brücke zwischen finanziellem Controlling und Leistungsmanagement im FM, indem beispielsweise alle Kostendaten zu einem Produkt (z. B. Reinigungskosten) gebündelt und mit Leistungskennzahlen verknüpft ausgewertet werden können.

Der Qualitätskreislauf im Beziehungsmodell des Facility Managements

Es beschreibt den Qualitätskreislauf (PDCA‑Zyklus) im FM‑Beziehungsmodell. Hier erläutert die Norm, wie die kontinuierliche Verbesserung strukturiert im FM verankert wird. Der PDCA‑Zyklus – also Planen, Durchführen, Prüfen, Handeln – ist als integraler Bestandteil der FM‑Steuerung etabliert. Für jede definierte Facility‑Leistung bedeutet dies: Es gibt eine Planungsphase (z. B. Service Level vereinbaren, Ressourcen planen), eine Durchführungsphase (Leistung erbringen), eine Kontrollphase (Ergebnisse und KPIs überprüfen) und eine Optimierungsphase (Maßnahmen ableiten, Vertrag oder Prozess anpassen). Durch die Verknüpfung dieses Qualitätskreislaufs mit dem Beziehungsmodell stellt die Norm sicher, dass FM‑Leistungen nicht statisch erbracht werden, sondern einem stetigen Verbesserungsprozess unterliegen, der sowohl auf Kundenzufriedenheit als auch auf Effizienzgewinne abzielt.

Abschließend behandelt es die Auftraggeberperspektive und nationale Gepflogenheiten. Während die Norm eine einheitliche Anwendung anstrebt, erkennt sie an, dass Kundenerwartungen und etablierte Praktiken je nach Land variieren können. Die Taxonomie ist so gestaltet, dass sie die allgemeine Sicht des Kunden in den Vordergrund stellt – das heißt, sie orientiert sich daran, was der Kunde als Leistung wahrnimmt und benötigt. Gleichzeitig lässt sie Raum, um nationale Standards oder gebräuchliche Klassifikationen einzubinden, sofern diese auf den unteren Ebenen konsistent in das Gesamtschema eingeordnet werden können. So lassen sich beispielsweise bestehende Kostengliederungen oder Facility‑Strukturpläne eines Landes (etwa deutsche Gebäude‑Kostenschlüssel) in die Normstruktur überführen, ohne die Vergleichbarkeit mit anderen Ländern zu verlieren. Damit schafft die Norm den Spagat zwischen einer international einheitlichen Struktur und der nötigen Flexibilität, um lokalen Gewohnheiten und kundenspezifischen Anforderungen gerecht zu werden.

Kapitel 5 der Norm liefert detaillierte Beschreibungen aller standardisierten Facility‑Produkte. Ziel dieses Abschnitts ist es, ein vollständiges, strukturiertes Set aller in der Norm definierten FM‑Leistungen bereitzustellen. Die Struktur ist hierarchisch: Oberkategorien fassen verwandte Leistungen zusammen, darunter werden diese in weiteren Ebenen immer feiner in Unterleistungen gegliedert. Die Darstellung erfolgt im Grunde als Leistungskatalog, der alle in die Taxonomie aufgenommenen FM‑Services umfasst. Jeder Produkteintrag enthält typischerweise den Namen des Produkts, eine formale Definition, den zugehörigen Identifikationscode sowie Hinweise zum Leistungsumfang und gegebenenfalls zu relevanten Leistungskennzahlen. Diese konsolidierte Auflistung erlaubt es dem Anwender, einen direkten Praxisbezug herzustellen – sie stellt gewissermaßen einen universellen FM‑Servicekatalog dar, der als Vorlage oder Referenz genutzt werden kann.

Damit liefert die Norm einen Bauplan für einen FM‑Servicekatalog. Kapitel 5 verdeutlicht, wie aus den standardisierten Produktbeschreibungen ein unternehmensspezifischer Leistungskatalog entwickelt werden kann, der dennoch mit anderen vergleichbar bleibt. Durch die Verwendung der einheitlichen Bezeichnungen und Gliederung gemäß DIN EN 15221‑4 können Organisationen ihren eigenen Katalog von FM‑Leistungen erstellen, der die Norm‑Kategorien widerspiegelt. Jede Leistung ist klar abgegrenzt und mit definierten Schnittstellen sowie Mindestqualitätskriterien oder Leistungskennzahlen versehen. Ein solcher Katalog ist „governance‑ready“ – das heißt, er kann unmittelbar für die interne Steuerung herangezogen werden, da alle relevanten Informationen (Leistungsumfang, Verantwortlichkeiten, Kennzahlen) standardisiert hinterlegt sind. Außerdem vereinfacht diese Standardisierung die Kommunikation mit Dienstleistern und Kunden, da man sich auf einen gemeinsamen, normierten Leistungskanon beziehen kann.

Abschließend betont die Norm den Nutzen dieser standardisierten Produktstruktur für Ausschreibungen, Verträge und Berichterstattung. Ein auf DIN EN 15221‑4 basierender FM‑Leistungskatalog kann als Rückgrat von Leistungsbeschreibungen in Ausschreibungsunterlagen dienen: Jede geforderte Serviceleistung wird anhand der standardisierten Produktdefinition beschrieben, wodurch Angebote verschiedener Bieter direkt vergleichbar werden. In Verträgen ermöglicht es die klare Zuordnung von Leistungen zu Verantwortlichkeiten und Service Level Agreements (SLAs), indem auf die normierten Begriffe und Strukturen Bezug genommen wird. Für das laufende Management und Reporting können Key Performance Indicators (KPIs) pro Facility‑Produkt etabliert werden – zum Beispiel Kennzahlen zur Reinigungsqualität, Flächeneffizienz oder Reaktionszeit der Instandhaltung –, wodurch die Leistungserbringung transparent und einheitlich überwacht wird. Ebenso lassen sich Finanzberichte nach Produktkategorien gliedern, sodass Kosten direkt einzelnen Leistungsbereichen zugeordnet werden können. Insgesamt bilden die standardisierten Facility‑Produkte damit die Grundlage für ein stringentes FM‑Controlling, ein belastbares Benchmarking zwischen verschiedenen Objekten oder Verträgen sowie für präzise Leistungsbeschreibungen in jeder FM‑Vereinbarung.