DIN EN 13460 Instandhaltung – Dokumente für die Instandhaltung

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Normierte Leistungsdefinitionen für Facility-Services

Anwendungsbereich
Normative Verweisungen
Begriffe
Dokumentation
Dokumente der Vorbereitungsphase
Strukturierter Dokumentationsbestand

Zweck der Norm im Facility Management. Die DIN EN 13460 legt allgemeine Leitlinien fest für:

Technische Dokumentation, die einer Einheit (Maschine, Anlage, System) spätestens vor deren Inbetriebnahme beizufügen ist, um ihre Wartung und Instandhaltung zu unterstützen. Dies umfasst z. B. Datenblätter, Betriebs- und Wartungshandbücher, Schaltpläne und Arbeitsanweisungen, die als „Handbuch“ für das Wartungspersonal dienen.
Dokumentation im laufenden Betrieb, die während der Nutzungsphase einer Anlage entsteht, um die fortlaufenden Instandhaltungsanforderungen zu erfüllen. Dazu gehören etwa Wartungsprotokolle, Störfallberichte und Inspektionsnachweise.

Die Norm richtet sich primär an Entwickler/Konstrukteure, Hersteller, technische Redakteure und Dokumentenlieferanten. Im Facility Management dient sie als Abnahme- und Governance-Benchmark für Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Gebrauchstauglichkeit der Instandhaltungsunterlagen. Ausdrücklich nicht umfasst sind Dokumente zu Aus- und Weiterbildung oder Nachweis der Sachkunde von Nutzern, Bedienpersonal oder Instandhaltungsteams. Ebenso ist die Anwendung der Norm auf reine Software-Instandhaltung ausgeschlossen.

Grenzen der Anwendbarkeit (FM-Relevanz)

Primäre Zielgruppen: Ingenieure und Konstrukteure, Hersteller, technische Redakteure, Dokumentenlieferanten. Für FM ist die Norm eine Richtschnur für vertraglich definierte Dokumentlieferungen und Abnahmekriterien.
Nicht abgedeckt: Schulungs- und Qualifikationsunterlagen für Anwender, Bediener oder Instandhaltungspersonal. Die Norm gilt auch nicht für reinen Software-Wartungsumfeld ohne physische Komponenten.

Referenzierte Standards als Schnittstellen-Normen. DIN EN 13460 verweist auf ergänzende Normen, die für das FM relevant sind:

DIN EN 13269 – Wartungsverträge: Leitfaden zur Ausarbeitung von Wartungsverträgen (Vertragsstruktur, Leistungsumfang, Abgrenzung der Dokumentationslieferung).
DIN EN 13306 – Instandhaltungs-Begriffe: Einheitliche Terminologie (Asset-IDs, Arbeitsaufträge, Reports) zur Abstimmung von Begrifflichkeiten im CAFM/CMMS und für Audits.
IEC/EN 60300-3-14 – Dependability-Management: Leitfaden zur Qualitätssicherung in der Instandhaltung und Anforderungen an die Dokumentation.

In FM-Prozessen übersetzen sich diese Verweise in konkrete Vorgaben:

Vertragspakete: Dokumentationslieferungen werden als vertragliches Leistungsverzeichnis festgelegt (z. B. als Anhang der Ausschreibung nach DIN EN 13269).
Begriffskonsistenz: Einheitliche Definitionen (gemäß DIN EN 13306, VDI-Richtlinien etc.) werden in Arbeitsaufträgen, Berichten und CAFM-Stammdaten verwendet.
Dokumentationsqualität: Die Normen legen Mindestanforderungen an Inhalt und Struktur der Dokumente fest. FM erwartet vollständige, aktuelle Unterlagen, die Instandhaltungsprozesse effektiv unterstützen.

Grundbegriffe der Instandhaltungsdokumentation

Dokument / Dokumentation: Ein Dokument ist eine festgelegte Informationseinheit in konkreter Form (Papier oder digital), die kontrolliert verwaltet wird. Dokumentation bezeichnet die Gesamtheit aller für die Instandhaltung relevanten Dokumente.
Einheit (Item): Eine wartbare Komponente oder Einheit, z. B. Maschine, Anlage oder Teilsystem.
Vorbereitungsphase / Betriebsphase: Lebenszyklusabschnitte. In der Vorbereitungsphase (Planung/Aufbau/Übergabe) werden die initialen Dokumente bereitgestellt, in der Betriebsphase (Nutzung/Instandhaltung) werden sie fortgeschrieben.
Arbeitsauftrag: Zentrales Ausführungsdokument der Instandhaltung. Er enthält alle Informationen für eine Wartungsaufgabe: Aufgabe, Ressourcen, Verantwortlichkeiten, Sicherheitsaspekte, Abschlussbedingungen.
Anlagenregister / Basisdaten: Stammdatensatz aller Betriebsmittel im CAFM/CMMS, mit eindeutiger Identifikation (ID), Standort, Hersteller-/Typangaben etc., als Grundlage für Instandhaltungssteuerung.

Diese Begriffe spiegeln sich in FM-Stammdatenstrukturen wider:

Anlagenkennzeichnung: Einheitliche Kennzeichnung der Assets (z. B. über Kennbuchstaben und Nummernsystem).
Standort- und Systemhierarchie: Zuordnung von Anlagen zu Standorten oder technischen Bereichen (Gebäude, Geschosse, technische Einheiten).
Verträge und Zuständigkeiten: Verknüpfung von Wartungsverträgen und Zuständigkeiten mit den jeweiligen Anlagen im CAFM-System.

Allgemeine Anforderungen

Dokumentation wird als Wartungsunterstützer und Teil eines gesteuerten Informationsflusses angesehen. Sie muss organisationsweit verwaltet werden (z. B. über ein DMS oder CAFM-System), welches Versionierung und Zugriffskontrolle sicherstellt.

Begriff „Dokument“

Ein Dokument wird durch seinen Informationsgehalt und dessen Verfügbarkeit definiert – unabhängig vom Medium. Für FM bedeutet dies: Alle relevanten Dokumente müssen zugänglich, langfristig abrufbar und eindeutig versioniert sein. Änderungen erfolgen nur kontrolliert über einen Change-Management-Prozess.

Die DIN EN 13460 definiert das Dokumenten-Set, das beim Erwerb einer technischen Einheit übergeben werden sollte, damit deren Instandhaltung sachgerecht organisiert werden kann. Im FM lässt sich dies wie folgt umsetzen:

Beschaffung und Übergabe: Dokumentation ist ein wesentlicher Liefergegenstand bei Kauf oder Inbetriebnahme. Ausschreibungen und Abnahmen beinhalten in der Regel eine verbindliche Liste der zu liefernden Unterlagen.
Anpassungsfähigkeit: Umfang und Detailtiefe der Dokumente können vertraglich vereinbart werden, müssen aber stets „fit for purpose“ für das jeweilige Objekt und die Verantwortlichkeiten bleiben. Die Norm räumt ein, dass einzelne Dokumente per Vertrag (z. B. nach DIN EN 13269) ganz oder teilweise entfallen oder anders gestaltet werden können.

Facility Management–kontrolliertes Dokumentationsprofil (Logik)

Kontrollelement	DIN EN 13460 Erwartung	FM-Einsatz
Dokumentidentifikation	Eindeutiger Titel und definierter Zweck	Basis für Abnahmeprotokolle
Inhaltsdefinition	Festgelegte Informationselemente je Dokument	Abbildung im CAFM/CMMS (Felder, Metadaten)
Verantwortlichkeitsbereich	Lieferant liefert nur seinen Umfang	Vertragliches Lieferumfang-Matrix
Änderungsregeln	Änderungen nur nach Vereinbarung	Strenges Change-/Abweichungsmanagement

Zu Beginn des Betriebs müssen Betreiber und FM sicherstellen, dass:

Das Asset korrekt identifiziert werden kann (eindeutige ID, Standort, Typ) – Verwechslungen verhindern.
Sichere und effektive Wartung gewährleistet ist – alle nötigen Sicherheits- und Betriebsinformationen liegen vor.
Wartung geplant und gesteuert werden kann – Präventivmaßnahmen vorbereitet und Störungen effizient abgearbeitet werden.
Ersatzteile und Spezialwerkzeuge beschafft werden können – anhand von Ersatzteillisten und Werkzeugangaben.
Technisches Basiswissen auditfähig dokumentiert ist – Nachweis des technischen Soll-Zustands bei Abnahme.

Strukturierter Dokumentationsbestand (Kernlieferung bei Übergabe)

Dokumentengruppe	Zweck im Facility Management	Mindest-Akzeptanzkriterium
Anlagenidentifikation und Basisdaten	Eindeutige Asset-Definition (Stammdaten im CAFM)	Vorhandene IDs, Typ, Standort, Seriennr.
Technische Beschreibung und Funktionsdaten	Verständnis des Aufbaus und der Systemgrenzen	Betriebsparameter, Schnittstellenbeschreibungen
Pläne und Zeichnungen	Unterstützung bei Wartung und Fehlersuche	Aktuelle, lesbare Pläne (Ist-Zustand)
Betriebs- und Wartungshandbuch	Standardisierung der Arbeitsabläufe	Klare Prozeduren, Sicherheitshinweise, Intervalle
Störungs- und Reparaturanleitungen	Reduzierung von Ausfallzeiten	Typische Fehlerbilder und Abhilfeschritte
Ersatzteil- und Komponentenlisten	Ersatzteilbeschaffung und Lagerplanung	Auflistung aller relevanten Ersatzteile mit Nummern
Spezialwerkzeuge und Prüfmittel	Sicherstellung der Durchführbarkeit	Liste benötigter Sonderwerkzeuge, Kalibrierbedingungen
Sicherheitsrelevante Informationen	Gewährleistung sicherer Wartung	Warnhinweise, Abschalt-/Isolationsanweisungen, PSA-Anforderungen

FM-Prozess-Integration

Beschaffung/Ausschreibung: Dokumentenlieferplan als Teil des Leistungsverzeichnisses (z. B. Anhang in Wartungsvertrag).
Inbetriebnahme/Abnahme: Abnahmeprotokoll prüft Vollständigkeit der Unterlagen gemäß obigem Profil.
CAFM/CMMS-Einrichtung: Übernahme von Basisdaten (Asset-ID, Standort, Hersteller) und Verknüpfung der gelieferten Dokumente; Konsistenzprüfung (z. B. Asset-IDs).
Betriebsbereitschaft: Erstellung von Wartungs- und Prüfplänen auf Basis der gelieferten Handbücher und Pläne.