DIN EN 13306 Instandhaltung – Begriffe der Instandhaltung

DIN EN 13306 definiert Instandhaltung als Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Management-Maßnahmen über den Lebenszyklus eines Objekts zum Erhalt oder zur Wiederherstellung seines funktionsfähigen Zustands. Das Ziel ist, die Anlage oder das Gerät so zu erhalten, dass es die geforderte Funktion erfüllen kann. Dieser Kernbegriff stellt sicher, dass in FM-Vorgaben klar definiert ist, was „im Wartungsumfang“ enthalten ist.

Das Instandhaltungsmanagement umfasst nach DIN EN 13306 alle Management-Tätigkeiten, die Anforderungen, Ziele, Strategien und Verantwortlichkeiten festlegen und die Durchführung der Instandhaltung durch Planung, Steuerung und kontinuierliche Verbesserung sicherstellen. In der FM-Praxis klärt dies, wer für Planung und Kontrolle zuständig ist – etwa in einer RACI-Matrix oder durch Prozessverantwortlichkeiten.

Die Begriffe „Instandhaltung“ und „Instandhaltungsmanagement“ dienen als Baseline-Definitionen im FM. So legen sie fest, welche Anlagen und Aktivitäten zum Wartungsumfang gehören (Scope) und wer intern welche Rolle hat. Beispielsweise beeinflusst „Maintenance“ die Definition des Wartungsbestands im Asset Register, während „Maintenance Management“ Prozessverantwortlichkeiten (Planung, Ausführung, Kontrolle) regelt.

Ein „Objekt“ ist in DIN EN 13306 definiert als „Teil, Bauelement, Gerät, Teilsystem, Funktionseinheit, Betriebsmittel oder System, das für sich allein beschrieben und betrachtet werden kann“. Objekte können hierarchisch strukturiert sein (z. B. Anlage > Module > Baugruppen). In der Instandhaltung werden typischerweise nur solche Objekte betrachtet, die einen relevanten Einfluss auf die Zuverlässigkeit des Systems haben. Dadurch lassen sich Anlagen und Komponenten im FM-Register eindeutig als Wartungsobjekte erfassen.

Im FM wird die Norm-Objektterminologie mit Asset-Registern abgeglichen. Anlagen, Systeme, Baugruppen und Einzelkomponenten werden gemäß dieser Definitionen klassifiziert. Klare Identifikationsgrenzen sorgen dafür, dass Leistungsumfang und Verantwortlichkeiten transparent bleiben – beispielsweise in Wartungsverträgen und CAFM-Masterdaten. So ist definiert, welche Systemgrenzen als Wartungs­einheit gelten.

• Asset-Register-Baseline: Legt fest, welche Objekte instandgehalten werden. Sie definiert die Population der Wartungsobjekte anhand der Objektkategorie-Begriffe.

• Maintainability-Boundary-Erklärung: Klärt, welche Objekte im Wartungsumfang inbegriffen oder ausgeschlossen sind. Hier nutzen Ausschluss- bzw. Einschlussdefinitionen den einheitlichen Objektwortschatz.

DIN EN 13306 unterscheidet verschiedene Eigenschaftstypen eines Objekts. Leistungs- und Fähigkeits-Eigenschaften (z. B. Kapazität, Durchsatz, Effizienz) beschreiben die Funktionsparameter und bilden die Basis für die technischen Leistungsanforderungen an die Anlage. Wartungsbezogene Eigenschaften (z. B. Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit, Wartbarkeit, Lebensdauer, Inspektionsintervalle) beschreiben, wie das Objekt wartet und ausfällt. Erstere dienen zur Spezifikation von Betriebsanforderungen, letztere als Annahmen für die Instandhaltungsplanung. Beispielsweise werden Wartbarkeit und Zuverlässigkeit bei Verbesserungsmaßnahmen gezielt erhöht.

Diese standardisierten Eigenschaften stellen sicher, dass z. B. Anforderungen an Leistung, Ausfallsicherheit oder Wartungsintervalle konsistent formuliert und dokumentiert werden.

DIN EN 13306 definiert Ausfall als den Verlust der Fähigkeit eines Objekts, eine geforderte Funktion zu erfüllen. Ein Ausfall ist demnach ein Ereignis, nach dem das Objekt sich in einem vollständigen oder teilweisen Fehlzustand befindet. Diese Definition trennt Ausfallereignisse von geplanten Zuständen oder Wartungsunterbrechungen.

Im FM werden Störungen, Ausfälle und sonstige Ereignisse mithilfe der Norm-Terminologie einheitlich erfasst. Störmeldungen und ereignisbasierte Arbeitsaufträge werden beispielsweise als „Ausfall“ geloggt, wenn eine geforderte Funktion tatsächlich verloren geht. Dadurch lassen sich Ausfallstatistiken und Stillstandsberichte konsistent führen.

Die Kennzahlen im FM hängen direkt an diesen Begriffen. Bei ausfallsbasierten KPIs muss klar definiert sein, was als „Ausfall“ zählt und was nicht. In Verfügbarkeits- und Zuverlässigkeitsreports wird dieselbe Begrifflichkeiten für Ereignisse und Zeitangaben genutzt, um Vergleiche zu ermöglichen. So stützen sich Verfügbarkeits-KPIs etwa auf definierte „Betriebszeiten“ und „Stillstandszeiten“, die in der Norm als funktionsfähige Zeit (Up Time) bzw. nicht funktionsfähige Zeit (Down Time) klassifiziert sind. Einheitliche Definitionen gewährleisten, dass Ausfallraten und Wiederherstellungszeiten (MTTR/MTBF) normgerecht erfasst werden.

Die Norm definiert Fehler (fault) als einen Zustand eines Objekts, in dem es unfähig ist, die geforderte Funktion zu erfüllen. Dies entspricht einem Defekt oder einer Störung, die noch nicht zwingend einen Ausfall verursacht haben muss. Ein latenter (verdeckter) Fehler ist ein solcher Fehler, der noch nicht offensichtlich geworden ist (z. B. ein defektes Bauteil, das bis zu seiner Entdeckung noch funktioniert).

Für FM-Workflows wird diese Definition in Zustandsbeschreibungen verwendet. Bei Inspektionen, Diagnosen, Arbeitsauftragsdokumentationen und Abnahmen kommen festgelegte Zustandsbegriffe (z. B. „funktionsfähig“, „fehlerhaft“, „teilweise ausgefallen“) zum Einsatz. Der einheitliche Normwortschatz sorgt dafür, dass Befunde und Fehleranalysen überall gleich benannt sind.

In der CAFM-Datenstruktur werden z. B. Zustandscodes wie „Operational“, „Defekt“, „Ausfall“ an den Normbegriffen ausgerichtet. In Fehlermeldungen wird klar dokumentiert, ob ein gemeldeter Fehler bereits einen Ausfall bewirkt oder nur einen abweichenden Zustand beschreibt.

DIN EN 13306 stellt Kategorien von Instandhaltungsarten bereit, damit Strategie und Umfang einheitlich klassifiziert sind. So wird zwischen vorbeugender (präventiver) Instandhaltung und korrigierender (reaktiver) Instandhaltung unterschieden. Unter vorbeugend fallen z. B. vorausbestimmte (periodische) Instandhaltung, die in festen Intervallen stattfindet, sowie zustandsorientierte oder voraussagende Wartung. Unter korrektiv unterscheidet man sofortige Korrektur (unmittelbares Eingreifen) und aufgeschobene Korrektur (bewusst verzögerte Reparatur). Diese standardisierten Begriffe sorgen dafür, dass beauftragte Wartungsmaßnahmen klar einer Kategorie zugeordnet sind.

Durch die Normbegriffe lassen sich Wartungsstrategie und Verträge direkt aufeinander abstimmen. Eindeutige Definitionen verhindern Missverständnisse über den Leistungsumfang (z. B. was unter geplanter Wartung zu verstehen ist). Klare Typengrenzen unterstützen zudem die Kostenrechnung, indem geplante und ungeplante Arbeiten getrennt ausgewiesen werden.

Die Norm benennt typische Instandhaltungstätigkeiten. Beispiele sind: Inspektion (Prüfung auf Konformität der relevanten Merkmale eines Objekts), Wartung (Maßnahmen zum Erhalt des Soll-Zustands), Instandsetzung (Wiederherstellung des Soll-Zustands bei Fehlern) und Verbesserung (Maßnahmen, die über den ursprünglichen Zustand hinaus die Zuverlässigkeit oder Wartbarkeit erhöhen). Diese einheitliche Begriffsbeschreibung erleichtert die Zuordnung konkreter Arbeitsschritte in FM-Prozessen.

Technische Aktionen umfassen alle konkreten Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten, deren Ergebnisse in Arbeitsaufträgen und Prüfberichten festgehalten werden. Administrative Aktionen betreffen organisatorische Aufgaben (z. B. Dokumentation, Materialkoordination, Arbeitssicherheit) und werden in Logbüchern oder Berichten dokumentiert. Management-Aktionen umfassen Planung, Budgetierung und Steuerung der Instandhaltung; sie spiegeln sich in Instandhaltungsplänen, Terminplänen und Performance-Reviews wider. So stellt das Normvokabular sicher, dass jede Aktivität klar zu einer Kategorie gehört und nachvollziehbar dokumentiert ist.

Die Norm definiert zeitliche Begriffe für Planung, Reaktion und Reporting. Wesentlich sind zum Beispiel „funktionsfähige Zeit (Up Time)“ und „nicht funktionsfähige Zeit (Down Time)“, die angeben, wie lange ein Objekt im funktionsfähigen bzw. im Ausfallzustand war. Weitere Begriffe beziehen sich auf Reaktionszeit (Zeit vom Auftreten eines Ereignisses bis zum Beginn der Gegenmaßnahme) und Wiederherstellungszeit (Dauer der vollständigen Instandsetzung) sowie auf geplante Intervalle (Wartungs- und Inspektionszyklen). Einheitliche Zeitdefinitionen sind notwendig, um Laufzeiten und Stillstände konsistent zu messen.

Für KPIs im FM sind diese Begriffe zentral. Beispielsweise muss eindeutig definiert sein, ab wann ein Ausfall als begonnen und beendet gilt (Start/Stop eines Vorfalls). Die Reaktionszeit (Response Time) und Wiederherstellungszeit (Restore Time) müssen anhand der Norm-Regeln erfasst werden, um Service-Level-Vorgaben zu bewerten. Auch geplante Intervalle (z. B. Wartungszyklen) orientieren sich an dieser einheitlichen Terminologie, damit präventive Maßnahmen vergleichbar geplant und bewertet werden können.