DIN 32736:2000-08 Gebäudemanagement - Begriffe und Leistungen

Der Begriffsteil der Norm stellt sicher, dass alle Beteiligten dieselben Definitionen verwenden. Gebäudemanagement (GM) wird normativ definiert als „Gesamtheit aller Leistungen zum Betreiben und Bewirtschaften von Gebäuden einschließlich der baulichen und technischen Anlagen auf der Grundlage ganzheitlicher Strategien“. Dieser umfassende Begriff dient als übergeordnete Kategorie für sämtliche FM-Leistungen und schafft eine einheitliche Basis für Aufgabenabgrenzung und Reporting.

• Technisches Gebäudemanagement (TGM): Beinhaltet alle Dienstleistungen zum Betrieb und zur Funktionserhaltung der technischen und baulichen Anlagen eines Gebäudes (z. B. Heizung, Lüftung, Klima, Sanitär, Elektro, Aufzüge usw.).

• Infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM): Umfasst alle unterstützenden Dienste, die das Gebäudeumfeld und die Nutzer betreffen, wie z. B. Reinigung, Sicherheit, Empfang, Verpflegung, Post- und IT-Dienste.

• Kaufmännisches Gebäudemanagement (KGM): Einschließlich aller verwaltungstechnischen und wirtschaftlichen Leistungen für den Gebäudebetrieb, darunter Beschaffung, Buchhaltung, Controlling, Vertrags- und Mietmanagement – stets unter Berücksichtigung immobilienwirtschaftlicher Gesichtspunkte.

• Flächenmanagement (FLM): Fokussiert auf die effiziente Nutzung und Werterhaltung der verfügbaren Flächen, wobei sowohl nutzerorientierte Aspekte (z. B. Arbeitsplatzplanung) als auch technikorientierte Anforderungen (z. B. spezielle technische Flächenbedürfnisse) betrachtet werden.

Jeder dieser Begriffe ist klar definiert, um in Planung, Betrieb und Vergabe eine gemeinsame Grundlage zu schaffen.

Durch die einheitliche Begriffsbildung verhindert die Norm Missverständnisse zwischen Auftraggebern, Betreibern und Dienstleistern. Eine klare Struktur (GM, TGM, IGM, KGM, FLM) ermöglicht strukturierte Leistungsverzeichnisse, Kostenstellenpläne und Kennzahlensysteme. In der Norm wird jeweils nur der Leistungsinhalt (das „Was?“), nicht aber die Ausführung oder Zuständigkeit (das „Wie?/Wer?“) beschrieben. Dies schafft eine vertragsneutrale Klassifikation, die unabhängig von Organisations- oder Bezugsmodellen genutzt werden kann.

Die Norm gliedert die Managementleistungen in vier Hauptdomänen (TGM, IGM, KGM, FLM) und beschreibt deren Umfang systematisch. Diese Struktur ermöglicht Vergleichbarkeit und klare Abgrenzungen der Aufgabenbereiche.

Das TGM umfasst alle Leistungen, die für den wirtschaftlichen und sicheren Betrieb der technischen und baulichen Anlagen erforderlich sind. Ziel ist die dauerhafte Funktionsfähigkeit und Effizienz der Anlagen (z. B. HLKS-Anlagen, Aufzüge).

• Betreiben: Routineaufgaben für den Anlagenbetrieb, etwa Übernahme, Inbetriebnahme, Bedienung, Überwachung und Steuerung/Regelung. Diese Maßnahmen gewährleisten eine wirtschaftliche Nutzung der Anlagen. FM-relevant sind hier die klare Festlegung der Betreiberverantwortung, das Führen von Betriebsbüchern oder Logbüchern sowie definierte Überwachungs- und Reaktionsroutinen (z. B. bei Störungen).

• Instandhalten: Geplante und ungeplante Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten, um den Sollzustand der Anlagen zu erhalten bzw. bei Bedarf wiederherzustellen. Dies umfasst Inspektionen, Routinewartungen und Reparaturen. FM-seitig werden Instandhaltungspläne festgelegt, durchgeführte Arbeiten dokumentiert und durch Abnahmeprotokolle geprüft, um die Verfügbarkeit sicherzustellen.

• Technische Optimierung: Strukturiertes Einbringen technischer Verbesserungsmaßnahmen zur Effizienz- und Leistungssteigerung, ohne Vorgabe eines bestimmten Verfahrens. Dazu zählen z. B. Verbesserungsvorschläge, Auswertung von Leistungskennzahlen (z. B. Energieverbrauch) und Dokumentation der Änderungen. Im FM werden solche Optimierungen in Änderungsdokumenten erfasst, begründet und in der technischen Dokumentation vermerkt, um langfristig Kosten zu senken und den Betrieb zu stabilisieren.

• Verpflegungsdienste: Leistungen für Gemeinschafts- oder Sozialverpflegung. Dies umfasst beispielsweise das Beschaffen und Zubereiten von Speisen für Haupt- und Zwischenmahlzeiten sowie die Organisation der Essensversorgung. FM-seitig werden hier Leistungsumfang und Qualitätskriterien festgelegt, Hygiene- und Prüfverfahren definiert sowie die Koordination mit Dienstleistern sichergestellt.

• DV-/IT-Dienste: Leistungen zur Unterstützung der elektronischen Datenverarbeitung und -bereitstellung für die Geschäftsprozesse im Gebäude. Beispiele sind Netzwerk- und Serverbetrieb, Arbeitsplatz-IT-Support oder Infrastrukturmanagement. Wichtig im FM sind hier klare Abgrenzung des Leistungsumfangs, Vereinbarung von Verfügbarkeitszielen (z. B. Service-Level) und abgestimmte Schnittstellen zu anderen Gebäudediensten.

• Weitere IGM-Dienste: Standardisierte Einordnung aller weiteren gebäudenahen Dienste wie Reinigung, Empfang, Sicherheit, Grünpflege oder Transportdienste. Durch einheitliche Klassifikation dieser Leistungen in Verträgen und Berichten wird sichergestellt, dass sie konsistent gesteuert und verglichen werden können.

Das KGM umfasst alle kaufmännischen und administrativen Leistungen, die einen wirtschaftlichen Gebäudebetrieb sicherstellen. Es bildet die wirtschaftliche Steuerungsebene des Gebäudemanagements.

• Beschaffungsmanagement: Termingerechte und kosteneffiziente Beschaffung von Lieferungen und Leistungen im Rahmen des Gebäudebetriebs. Hierzu gehören im FM die genaue Bedarfsdefinition, die Erstellung von Ausschreibungsunterlagen (Leistungsverzeichnissen) sowie die Einhaltung von Vergabe- und Einkaufsrichtlinien.

• Vertrags- und Kostensteuerung: Verwaltung und Kontrolle von Verträgen, Budgets und Kosten im Gebäudemanagement. Dies umfasst z. B. Budgetplanung, Kostenverfolgung, Rechnungsprüfung sowie regelmäßiges Reporting. Ziel ist, Transparenz über Kosten und Leistungen zu schaffen und Vergleiche zu ermöglichen.

Das FLM umfasst das Management der verfügbaren Flächen im Hinblick auf Nutzung und Verwertung. Es verfolgt einerseits nutzerorientierte Ziele, andererseits berücksichtigt es technische und wirtschaftliche Anforderungen.

• Nutzerorientiertes FLM: Planung und Organisation von Räumen entsprechend den Arbeitsprozessen und Nutzerbedürfnissen. Im FM werden dafür Flächenstandards, Zuteilungsrichtlinien und Belegungsberichte erstellt, um die Flächennutzung effizient zu gestalten.

• Anlagenorientiertes FLM: Ableitung des Flächenbedarfs aus technischen Anlagen und betrieblichen Vorgaben. Beispiele sind speziell zugeordnete Technikräume, Logistikbereiche oder Sicherheitszonen. FM-relevante Ergebnisse sind technische Flächenkataloge, definierte Schutz- und Sperrzonen sowie Dokumentationen zu flächenbezogenen Restriktionen.