Timeline zur Organisationsentwicklung bei Standortverlagerungen

• Phase 1: (April – Juni 2025) – Bedarfsanalyse & Grundsatzkonzept

• Phase 2: (Juni – September 2025) – Organisation & Rollenverteilung (Hotelstandard/XLA)

• Phase 3: (September – Dezember 2025) – Prozessdefinition, Betriebsvereinbarungen & XLA-Konzepte

• Phase 4: (Oktober 2025 – Juni 2026) – Personalbeschaffung & baubegleitendes FM (Hospitality-Fokus)

• Phase 5: (Februar – August 2026) – Implementierung FM-Systeme & Service-Erlebnis-Tools

• Phase 6: (Juni – Dezember 2026) – Service-Bündelung, Neuausschreibung & Qualitätssicherung

• Phase 7: (Dezember 2026 – Januar 2027) – Testbetrieb, Hochlauf & Übergabe in den Regelbetrieb

• PHASE 1 (April – Juni 2025): BEDARFSANALYSE & GRUNDSATZKONZEPT

  Aufgaben & Meilensteine

  -Finanz-/Lebenszykluskosten (LCC) & Risikoinventur

  Erste Kostenschätzung für Hotelstandard, XLA-relevante Komponenten und gebündelte Services.

  Identifikation grundlegender Risiken (z. B. Bauzeitverzögerungen, höhere Materialkosten).

  -Definition der Zielsetzung (Hotelstandard, XLA, Multi-Service)

  Welche Bereiche sollen „Hotel-typisch“ sein (Lobby, Empfang, Konferenzzonen, Lounges)?

  Grobe Festlegung der XLA-Kriterien (z. B. Nutzerzufriedenheit, Wartezeiten).

  -Stakeholder-Workshops

  Gespräche mit Geschäftsführung, Betriebsrat, Fachabteilungen (HR, IT, Arbeitssicherheit).

  Festlegen erster Projektstrukturen, Budgetrahmen, Personalbedarfe.

  -Erstellung Grobkonzept

  Vorläufiges Organigramm für FM, Ideen für Service-Bündel (Catering, Reinigung, Security).

  Integration erster ESG-/Nachhaltigkeitsziele ins Gesamtkonzept.

  Meilenstein:Abgenommene Bedarfsanalyse & Grundsatzkonzept (Freigabe durch Geschäftsführung, Info an BR).

  

• PHASE 2 (Juni – September 2025): ORGANISATION & ROLLENVERTEILUNG (HOTELSTANDARD/XLA)

  Aufgaben & Meilensteine

  -Organisationsentwicklung

  Feinkonzept: Technisches FM, Infrastrukturelles FM, Kaufmännisches FM, Hospitality-/Serviceeinheit.

  Definition neuer Rollen (z. B. Hospitality Manager, Guest Relations).

  -Mitbestimmung & Betriebsvereinbarungen (Grundlagen)

  Betriebsrat über neue Stellenprofile, Arbeitsmodelle (z. B. 24/7-Empfang) informieren.

  Ggf. erste Entwürfe für Software- oder Arbeitszeit-Betriebsvereinbarungen.

  -Prozess-Skizzen

  -Erste SOPs (Standard Operating Procedures) für z. B. Empfang, Housekeeping, Serviceanfragen.

  -Grobe Integration von XLA: Welche Kennzahlen messen wir wie?

  Querschnittsthemen, Schwerpunkt:

  -Finanz-/LCC: Detaillierung der Kostenansätze (Personal, Technik).

  -Risikomanagement: Aktualisierung Risikoregister (z. B. Personalengpässe).

  -Dokumentation: Erfassung aller Anforderungen, Start eines DMS-Konzepts.

  -Kultur & Serviceorientierung: Einstieg in die Servicekultur (Hotelstandard-Mindset).

  Meilenstein:Abgestimmtes Organisationskonzept inkl. erster SOPs und Rolle „Hospitality Manager“.

  

• PHASE 3 (September – Dezember 2025): PROZESSDEFINITION, BETRIEBSVEREINBARUNGEN & XLA-KONZEPTE

  Aufgaben & Meilensteine

  -Fein-Ausarbeitung der FM-Prozesslandschaft

  Instandhaltung, Störungsmanagement, Reinigungszyklen, Sicherheits- und Zutrittsprozesse.

  Detaillierte XLA- und SLA-Parameter (z. B. Zielwerte für Wartezeiten, Sauberkeit, User-Feedback).

  -Betriebsvereinbarungen

  IT-Einführungen (z. B. Zutrittssysteme, digitale Feedbacktools) -> BR-Beteiligung.

  Arbeitszeitmodelle (Schichtpläne für Empfang/Concierge).

  -Datenschutz & Arbeitssicherheit

  Prüfung aller geplanten IT-Systeme (Datenschutz-Folgenabschätzung, DSGVO).

  Abstimmung mit Fachkraft für Arbeitssicherheit (Gefährdungsbeurteilungen für neue Service-Rollen).

  Querschnittsthemen, Schwerpunkt:

  -Risikomanagement: Notfallkonzepte andeuten (Ausfälle technischer Systeme).

  -Nachhaltigkeit: ggf. konkrete Vorgaben für Lieferanten (z. B. ökologische Reinigungsmittel).

  -Dokumentation & BIM: Start der systematischen Ablage von Prozessen und Plänen.

  Meilenstein:Vollständige Prozessdefinition und unterzeichnete Betriebsvereinbarungen (Arbeitzeit/Software).

  

• PHASE 4 (Oktober 2025 – Juni 2026): PERSONALBESCHAFFUNG & BAUBEGLEITENDES FM (HOSPITALITY-FOKUS)

  Aufgaben & Meilensteine

  Personalplanung & Rekrutierung

  -Erstellung von Stellenbeschreibungen (Empfangspersonal, Guest Relations).

  -Bewerberauswahl, Abstimmung mit BR (§ 99 BetrVG).

  Baubegleitendes FM

  -Regelmäßige Baustellenbegehungen: Prüfen der Zugänglichkeit (Wartung), Berücksichtigung Hotelstandard-Aspekte (z. B. Lobby-Design, Möblierung).

  -Dokumentation aller Änderungen in einem DMS/BIM-System.

  Schulungen & Trainings

  -Technische Trainings (CAFM, GLT) und Service-/Hospitality-Schulungen (Freundlichkeit, Beschwerdemanagement).

  -Arbeitssicherheits-Unterweisungen (DGUV, BetrSichV).

  Querschnittsthemen, Schwerpunkt:

  -Kultur & Employer Branding: Positionierung als Top-Arbeitgeber (Hotelstandard als Alleinstellungsmerkmal).

  -Well-being: Einbezug von ergonomischen Anforderungen in die Bauphase (Licht, Luft, Akustik).

  -Risikomanagement: Fortschreiben Bau- und Personalrisiken.

  Meilenstein:Einsatzfähiges Kernteam (Hospitality, Technisches FM) für die baubegleitenden Maßnahmen.

  

• PHASE 5 (Februar – August 2026): IMPLEMENTIERUNG FM-SYSTEME & SERVICE-ERLEBNIS-TOOLS

  Aufgaben & Meilensteine

  CAFM-Einführung & IoT-Anbindung

  -Auswahl, Installation und Konfiguration eines CAFM-Systems (Wartung, Raumverwaltung, Vertragsmanagement).

  -Pilotierung von IoT-Sensoren (Raumbelegung, Energieverbrauch, Temperatur etc.).

  Hospitality-Tools & XLA-Messung

  -Feedbackterminals, Apps oder Online-Portale, die Zufriedenheit und Wartezeiten erfassen.

  -Integration von Soft-Faktoren (z. B. Stimmung, Freundlichkeit) in regelmäßige Befragungen.

  Datenschutz & Betriebsvereinbarungen (Software)

  -Abschluss finaler Betriebsvereinbarungen zu Monitoring-/Feedbacksystemen mit BR.

  -IT-Sicherheit (ISO 27001), Zugriffsrechte, Datenverschlüsselung.

  Querschnittsthemen, Schwerpunkt:

  -Dokumentation: Alle Systemimplementierungen in DMS/BIM verankern (Versionierung).

  -Nachhaltigkeit: Schnittstellen zum Energiemanagement (Optimierte Heizung/Kühlung per IoT).

  -Change Management: Erste Einweisungen der Mitarbeitenden in neue Tools.

  Meilenstein:Go-Live der FM-Systeme (Pilotbetrieb), erste XLA-Dashboards in Betrieb.

  

• PHASE 6 (Juni – Dezember 2026): SERVICE-BÜNDELUNG, NEUAUSSCHREIBUNG & QUALITÄTSSICHERUNG

  Aufgaben & Meilensteine

  Ausschreibungen & Vertragsgestaltung

  -Bündelung von Services (z. B. Sicherheit + Empfang, Catering + Event).

  -Integration von SLA-/XLA-Anforderungen (Sauberkeit, Wartezeiten, Nutzerzufriedenheit) in Ausschreibungsunterlagen.

  Verhandlungsphase & Abschluss von Multi-Service-Verträgen

  -Mitbestimmung beachten bei Auswirkungen auf eigenes Personal (Outsourcing, Werkverträge).

  -Einsatz von Bonus-Malus-Regelungen zur Sicherung hoher Service-Qualität.

  Qualitätssicherung & Audits

  -Implementierung von Auditplänen (Mystery Checks, Begehungen, XLA-/SLA-Monitoring).

  -Finalisierung der ESG- und Nachhaltigkeitsvorgaben in Verträgen (z. B. ökologische Reinigungsmittel).

  Querschnittsthemen, Schwerpunkt:

  -Finanz-/LCC: Abstimmung des Vergabepreises mit dem Lebenszyklusbudget.

  -Risikomanagement: Mögliche Lieferantenrisiken (Zahlungsunfähigkeit, schlechter Service).

  Dokumentation: Hinterlegung aller Vertragsunterlagen, Pflichtenhefte im DMS.

  Meilenstein: Unterzeichnete Serviceverträge mit vereinbarten SLAs und XLAs, Starttermin ab Q4 2026.

  

• PHASE 7 (Dezember 2026 – Januar 2027): TESTBETRIEB, HOCHLAUF & ÜBERGABE IN DEN REGELBETRIEB

  Aufgaben & Meilensteine

  Test- und Pilotphase

  -Probeläufe aller Services (Empfang, Catering, Cleaning, Security), Feinjustierung.

  -Abnahmen technischer Anlagen und PVO-Prüfungen (z. B. Hamburgische Prüfverordnung).

  XLA-/SLA-Monitoring unter Realbedingungen

  -Tägliche Auswertung von Feedback, Wartezeiten, Sauberkeits-Checklisten.

  -Sofortige Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen.

  Go-Live und Übergabe

  -Offizielle Objektübernahme, Dokumentation finalisieren (As-Built-Unterlagen, Revisionspläne).

  -Offizieller Start of Production (SoP) im Januar 2027, Start des regulären FM-/Hospitality-Betriebs.

  Querschnittsthemen, Schwerpunkt:

  -Change Management: Abschließende Schulungen, Informationskampagne für alle Mitarbeitenden.

  -HR & Kultur: Servicekultur-Events, interne Feier zum Neubeginn.

  -Fortlaufende Evaluation: Einrichtung regelmäßiger Review-Meetings (KPI-/XLA-Dashboards).

  Meilenstein:Reibungsloser Hochlauf + feierliche Eröffnung mit Hotelstandard-Services und digitalem FM-System.

  

• Finanz- und Lebenszykluskosten: LCC-Kalkulation fortlaufend in jeder Phase (Budgetanpassungen, ROI-Betrachtung). Reservebudgets zur Absicherung unvorhergesehener Kosten (z. B. Energie, Material).

• Risiko- und Compliance-Management: Regelmäßige Aktualisierung des Risikoregisters in allen Phasen. Notfall-/Krisenpläne (Business Continuity) vor allem ab Phase 5 implementieren.

• Dokumentation und Knowledge Management: Laufender Auf-/Ausbau eines DMS/BIM-Systems (Pläne, Verträge, Prozesse, Schulungsdokumente). Abschließender Datenabgleich mit Fertigstellung des Neubaus.

• Human Resources & Kultur: Servicekultur (Hotelstandard) kontinuierlich durch Trainings, Workshops, Kommunikation. Personalentwicklung (Aufstiegschancen, motivierende Arbeitsbedingungen).

• Nachhaltigkeit & Green Building: In jeder Phase: Prüfen von ESG-Kriterien (Materialauswahl, Energieeffizienz, Abfallmanagement). Ggf. Zertifizierungen (DGNB, LEED, WELL) koordinieren (Phase 4–7).

• Ergonomie, Gesundheit & WELL-Standard: Ab Phase 2/3: Einplanung ergonomischer Konzepte (Licht, Luft, Akustik, Möblierung). Kontinuierliche Abstimmung mit Fachkraft für Arbeitssicherheit.

• Vertragsgestaltung für gebündelte Leistungen: Vor allem in Phase 6: Multi-Service-Pakete (Catering, Security, Cleaning) + klare SLA-/XLA-Vorgaben. Laufzeit ca. 3–5 Jahre, Bonus-Malus-Regelungen.

• Digitalisierung & Smart Services: CAFM, IoT, KI-Predictive Maintenance ab Phase 5. Integration in GLT, ERP, Apps für Mitarbeitende (Raum-/Desk-Buchung, Feedback).

• Change & Kommunikationsstrategie: Durchgängige Information aller Stakeholder (Intranet, Workshops, Betriebsversammlungen). Pilotbereiche, „Leuchtturm“-Zonen zur schrittweisen Gewöhnung an Hotelstandard und XLA.

• Fortlaufende Evaluation & Optimierung: KPI-/XLA-Dashboards in Phase 5 einführen, in Phase 7 finalisieren. Langfristiger Continuous Improvement Process (Regelmeetings mit Dienstleistern, Feedbackschleifen mit BR und Mitarbeitenden).

Diese Timeline zeigt, wie das 7-Phasen-Modell und die Querschnittsthemen (3–10) ineinandergreifen, um bis Januar 2027 eine leistungsfähige, hotelstandard-orientierte FM-Organisation aufzubauen. Der Ansatz vereint:

Technische Exzellenz (CAFM, IoT, Vorausschauende Wartung),

Servicekultur (Hospitality, XLA, Nutzererlebnis),

Mitbestimmung und Rechtssicherheit (Betriebsrat, Datenschutz, Arbeitssicherheit),

Nachhaltigkeit (ESG, Green Building),

Wirtschaftlichkeit (Lebenszykluskosten, ROI, Risikomanagement).

Mit stetigem Controlling, engmaschigem Stakeholder-Management und transparenter Kommunikation wird sichergestellt, dass sowohl Fristen als auch Qualitäts-, Kosten- und Nutzeranforderungen erfüllt werden und der Start of Production nahtlos mit einem hochwertigen, rechtssicheren und zukunftsfähigen FM-Betrieb einhergeht.