Leistungsbeschreibung Organisation FM

Wir erstellen detaillierte Leistungsbeschreibungen, die jede FM‑ und Empfangsleistung klar und umfassend dokumentieren. Auf Basis der Taxonomie von EN 15221‑4 klassifizieren wir die Leistungen nach hierarchischen Elementen, Zusammenhängen und Kostenverteilung. Diese Klassifizierung unterstützt Benchmarking und sorgt für eine einheitliche Terminologie im Unternehmen. Gleichzeitig setzen wir die Vorgaben von EN 15221‑2 zur Erstellung von Vereinbarungen um, die ein strukturiertes Werkzeug für FM‑Verträge bereitstellen. Durch die Übersetzung der Kundenanforderungen in standardisierte Leistungsbeschreibungen stellen wir sicher, dass Verantwortlichkeiten, Ergebnisse und Leistungsindikatoren transparent und messbar sind. Dieses Modul kann unabhängig gebucht werden, um Leistungsportfolios zu entwickeln oder zu aktualisieren und interne Definitionen mit internationalen Normen abzugleichen.

Aufbauend auf den Leistungsbeschreibungen entwerfen wir formelle Leistungsvereinbarungen, die Konditionen, Verantwortlichkeiten und Servicequalität festlegen. Ein SLA setzt Erwartungen zwischen Dienstleister und Kunde und beschreibt die zu erbringenden Leistungen. Unsere Vereinbarungen enthalten Umfang, Leistungskennzahlen, Berichtsverfahren und Rechtsmittel. Sie spezifizieren Reaktionszeiten und Qualitätsstandards, sodass alle Beteiligten dieselbe Vorstellung haben. Wir integrieren außerdem Bestimmungen zur kontinuierlichen Verbesserung, einschließlich regelmäßiger Überprüfungen, Anpassungsklauseln und Leistungsanreizen. Dieses Modul kann separat bestellt werden und bildet das vertragliche Fundament jeder FM‑Beziehung.

Um sicherzustellen, dass vertragliche Vereinbarungen durchsetzbar und kohärent sind, fügen wir die erstellten Leistungsbeschreibungen als Anhänge zu den Leistungsvereinbarungen hinzu. EN 15221‑2 betont, dass die in der Norm vorgeschlagenen Gliederungen von den Parteien einbezogen, ausgeschlossen oder angepasst werden können. Durch die Integration der Anhänge stellen wir sicher, dass betriebliche Anforderungen, Serviceklassifikationen und Leistungskennzahlen mit dem Hauptvertrag übereinstimmen. Diese Vorgehensweise erhöht die Transparenz und reduziert Streitigkeiten, da die Anhänge überprüfbare Referenzen für Verantwortlichkeiten, Ergebnisse und Servicequalität bieten.

Gebäude durchlaufen häufig Übergänge, bei denen die operative Verantwortung von einem Betreiber auf einen anderen übergeht, z. B. bei Outsourcing‑, Insourcing‑ oder Vertragserneuerungen. Unsere Vereinbarungen definieren den Übergang der Betreiberverantwortung klar, einschließlich Übergabeprozessen, Anlagenverzeichnissen, Personalübertragungen und Haftungsregelungen. Die Dokumentation dieser Elemente sorgt für einen reibungslosen Übergang, reduziert Risiken und gewährleistet die Kontinuität der Leistungserbringung. Wir achten darauf, dass Governance‑Standards und Haftungsvereinbarungen den Unternehmensrichtlinien und geltenden Vorschriften entsprechen.

Erwartungen zu managen bedeutet, Vereinbarungen mit organisatorischen Zielen und operativen Realitäten in Einklang zu bringen. SLAs helfen, Missverständnisse zu vermeiden, indem sie klare, messbare Erwartungen an Kommunikation, Qualität und Servicezeiten festlegen. Im Rahmen dieses Moduls moderieren wir Workshops mit internen Kunden und Auftragnehmern, um Erwartungen zu harmonisieren, realistische Serviceergebnisse zu definieren und Leistungskennzahlen mit strategischen Zielen abzustimmen. Wir sorgen dafür, dass alle Beteiligten die Servicelevel‑Zusagen und die Konsequenzen bei Nichterfüllung verstehen. Das Ergebnis ist ein gemeinsames Verständnis, das die langfristige Zusammenarbeit stützt.

Regulatorische und unternehmerische Compliance erfordern eine umfassende Dokumentation. SLAs ermöglichen die kontinuierliche Überwachung der Leistung; werden vereinbarte Standards nicht eingehalten, werden geeignete Maßnahmen ergriffen, um Wiederholungen und die damit verbundenen Kosten zu vermeiden. Unsere Dokumentationsverfahren enthalten rechtsverbindliche Klauseln, gesetzliche Anforderungen und auditfähige Aufzeichnungen, sodass Kunden über sichere, überprüfbare Nachweise für Verantwortlichkeiten und Leistungen verfügen. Wir gestalten die Dokumentationsprozesse so, dass sie interne Audits und externe Inspektionen unterstützen und sicherstellen, dass FM‑Dienstleistungen den Qualitäts‑, Sicherheits‑, Umwelt‑ und Arbeitsschutzvorschriften entsprechen.

• Transparente und standardisierte Leistungsdokumentation: Unsere Leistungsbeschreibungen und -vereinbarungen nutzen die Taxonomie der EN 15221‑4 und die strukturierten Gliederungen der EN 15221‑2, um Leistungen konsistent zu klassifizieren und zu dokumentieren. Diese Standardisierung fördert Transparenz und erleichtert Benchmarking sowie Kostenanalysen.

• Individuell buchbare Module: Jedes Teilmodul kann unabhängig gebucht werden. Kunden können den Umfang der Unterstützung je nach Reifegrad ihres Unternehmens flexibel wählen – sei es die Erstellung einer Leistungsbeschreibung oder die Ausarbeitung einer umfassenden Vereinbarung.

• Rechtliche und operative Sicherheit: SLAs definieren die erwarteten Servicelevel und Kennzahlen und schaffen klare Erwartungen. Unsere Vereinbarungen enthalten Reaktionszeiten, Qualitätsstandards und Sanktionen für Nichterfüllung. Diese Klarheit gewährleistet Verantwortlichkeit und reduziert Streitigkeiten, was sowohl rechtliche Sicherheit als auch operative Effizienz erhöht.

• Compliance, Governance und Leistungssicherung: Durch die Integration auditfähiger Dokumentation und kontinuierlicher Verbesserungsprozesse unterstützen unsere Leistungen die Einhaltung unternehmerischer und regulatorischer Anforderungen. Die klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Kennzahlen ermöglicht es Organisationen, die Leistung effektiv zu überwachen und korrigierende Maßnahmen zu ergreifen und trägt so zu guter Governance bei.