FM-Prozessreife

Wir stellen zwei praktische Methoden zur Ermittlung der FM-Reife im Unternehmen vor. Es handelt sich jeweils um eine Exceltabelle.

Als Grundlage zur Prüfung des Reifegrades von FM-Organisationen haben wir die Vorgaben der DIN EN 15221 Teil 5 als Grundlage genommen. Um die praktische Arbeit zu vereinfachen, und auch, um möglichst objektive und reproduzierbare Werte bei dieser Untersuchung zu erhalten, haben wir daraus eine Exceltabelle angefertigt. Das entsprechende Anwendungsdokument heißt „FM-Prozessreife nach DIN EN 15221 Teil 5.xlsx“.

• 20 à ca. 0 bis 30 %

• 40 à ca. 31 bis 50 %

• 60 à ca. 51 bis 70 %

• 80 à zufriedenstellend, aber noch verbesserungswürdig

• 100 à sehr gut

• Nicht relevant à Diese Anforderung an die FM-Organisation ist objektiv nicht vorhanden.

Diese Methode betrachtet das FM des Unternehmens als Ganzes. Es differenziert nicht nach den einzelnen Facility Produkten (Serviceleistungen).

Aus der Visualisierung lässt sich klar ablesen, wo Verbesserungsbedarf besteht, oder wie es umgangssprachlich heißt, wo der "Hase im Pfeffer liegt". Basierend auf den sechs Charakterisierungen kann der Reifegrad in Stufen eingeteilt werden. Das ideale Ziel ist natürlich ein vollständig blau gefärbtes "Spinnennetz".

Diese Art der Darstellung eignet sich besonders gut für Präsentationen vor der Unternehmensführung, wenn es darum geht, Möglichkeiten für Verbesserungen im Facility Management aufzuzeigen. Ein durch objektive und transparente Methoden ermittelter durchschnittlicher Reifegrad von 40% ist ein starkes Argument für die Notwendigkeit von Veränderungen.

Die Kriterien für den Reifegrad sind natürlich mit konkreten Daten und Fakten unterfüttert. So muss beispielsweise bei der Einschätzung bekannt sein, ob und wie die Prozesse zur Erzeugung der Facility-Produkte dokumentiert sind und inwiefern diese Dokumentationen den handelnden Personen oder Dienstleistern in Form von Stellenbeschreibungen oder Leistungsverzeichnissen verbindlich übertragen wurden.

Zur Quantifizierung des Reifegrads kann der Erfüllungsstand in Prozent abgeleitet werden. Angenommen, 80% der FM-Mitarbeiter haben eine Stellenbeschreibung, aber es besteht Einigkeit darüber, dass diese verbessert werden könnten, dann könnte man sich auf einen Reifegrad von 60% einigen. Mit dieser konkreten Zahl lässt sich dann weiterarbeiten.

Für die anderen Anforderungen sollte ebenso verfahren werden. Nur so wird die Prozentangabe des Reifegrads aussagekräftig und handlungsleitend.

Es liegt nahe, den Change-Prozess dort anzusetzen, wo der Reifegrad am geringsten ist. Das wäre im Bild oben nicht etwa die Beschaffungsstrategie, denn die wurde in der Eingabetabelle als „nicht relevant“ eingestuft.

Auch sollte man bezüglich der Zielstellung überlegen, ob man beispielsweise bei einer Anforderung mit aller Gewalt die 100 % erstreben möchte, oder ob eher auf die Erreichung einer allgemeinen Breite orientiert werden soll. (Beachte hierbei auch: 5.8 Schaffung von möglichst schnellen Erfolgen, 5.9 Nicht überfrachten).

• die Erfolgsmessung

• sowie die Einheit von Unternehmens- und FM-Strategie.

Die Prozessreife und Anpassbarkeit Der FM-Organisation sowie ihre Ausrichtung an den aktuellen Bedarfen sind wie folgt gekennzeichnet: