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Aufgabenklärung durch Portfoliomatrix

  • FM-Leistungen klären
  • FM-Produkte, -Prozesse und -Leistungen
  • Portfolio-Matrix
  • Vorgehensweise
  • Bedienung
  • Bisherige Organisation
  • Auswirkungen

FM: Aufgabenklärung durch Portfoliomatrix

Das Facility Management existiert objektiv neben dem Kerngeschäft. Bevor sich Unternehmen ausführlich mit dem Facility Management beschäftigen, findet man mitunter FM-Aufgaben den unterschiedlichsten Bereichen zugeordnet. Das bedeutet, es werden Leistungen durch Strukturen des Kerngeschäftes erbracht, die nach DIN EN 15221 Teil 4 standardisierte Facility-Produkte sind.

Beim Abgleich mit dem FM-Portfolio entsteht dadurch die Herausforderung festzulegen, ob die Leistung weiterhin im ursprünglichen Verantwortungsbereich bleibt (Synergien) oder ob sie (ggf. einer neu zu schaffenden) FM-Abteilung zuzuordnen ist.

Hierbei sind insbesondere wirtschaftliche Vor- und Nachteile bei der Entscheidung abzuwägen. Selbstverständlich sind auch hierbei neben den wirtschaftlichen Erwägungen die arbeitsrechtlichen Regelungen einzuhalten. Auf jeden Fall ist bei Veränderungen festzulegen, wie die Mitarbeiter an andere bzw. neue Aufgaben herangeführt wird. Ein wichtiges Führungsinstrument ist die Einbeziehung der Personalvertretung bzw. des Betriebsrates .

Grundsätzlich sollte das Prinzip gelten: Klare Strukturen im Kerngeschäft und klare Strukturen im FM.

FM-Produkte, -Prozesse und -Leistungen

Eine Facility Management Organisation erhält ihre Berechtigung dadurch, dass sie Facility Management Produkte erzeugt, die in optimaler Weise die Primärprozesse des Unternehmens unterstützen. Diese Produkte sind charakterisiert durch die sinnvolle Aneinanderreihung von Prozessen.

Es entstehen sogenannte Facility Produkte. Solche Produkte sind keinesfalls beliebig. Sie sind seit einiger Zeit in der DIN EN 15221-ff definiert, u.a. im Teil 4 „Taxonomie“ als „Standardisierte Facility Produkte“.

Wir betrachten in Einzelschritten diese Standards und bewerten Sie mit Blick auf den jeweiligen Bedarfsfall. So entsteht schrittweise eine Matrix von kunden- und bedarfsgerechten Facility Produkten. Zur Anpassung an das jeweilige Kerngeschäft werden die Facility Produkte durch notwendige Leistungen präzisiert werden. Als Quelle für diese Leistungen kann die GEFMA-Regel 100-2 dienen. Sie enthält (geordnet nach dem Lebenszyklus einer Immobilie) fast alle ideal-typischen Facility Management Leistungen.

Auf diese Weise kommt man zu einer Matrix, die rein theoretisch alle im Unternehmen denkbaren FM- Leistungen enthält. Diese Matrix dient als Grundlage für alle notwendigen Maßnahmen für die Weiterentwicklung der FM-Organisation.

Definitionen:
FM-Produkte = Summe der FM-Prozesse
Prozesse = Abläufe in Verbindung mit In- und Outputs
Leistungen = In diesem Zusammenhang sind Tätigkeiten (spezifische Aktivitäten) gemeint, die das FM-Personal ausführt.

Portfolio-Matrix

Als Portfolio-Matrix verstehen wir eine im Excel- Format erstellte Liste. In dieser Liste sind von oben nach unten die standardisierten Facility-Produkte (präzisiert durch die Leistungen nach GEFMA 100-2) aufgeführt.

Als Abszisse dienen in einer Portfolio-Matrix Ordnungssysteme, denen jeweils die Produkte zu geordnet werden sollen. Will man beispielsweise Stellenbeschreibungen für die FM- Mitarbeiter/innen erstellen, so sind auf der Abszisse die Mitarbeiter/innen einzutragen.

Soll die Geschäftsverteilung erarbeitet werden, so trägt man die Struktur der Facility Management Organisation ein. Werden FM Leistungen auch in anderen Organisationsbereichen verbracht, so sind natürlich auch diese aufzuführen Schnittstellen werden sichtbar.

Eine weitere Anwendung der Portfolio- Matrix kann die Zuordnung von technischen und/oder baulichen Anlagen zu den einzelnen Facility-Produkten sein (z. B. Zuordnung von TGA zu Tätigkeiten der Instandhaltung zur Ermittlung von eindeutigen Zuständigkeiten bzw. fehlenden Zuständigkeiten).

Eine Portfolio-Matrix kann auch verwendet werden als Grundlage für eine Prozess- Rechnung. Hierbei werden an der Kreuzungsstelle von Personal und Leistung die zeitlichen Aufwendungen für die jeweilige Tätigkeit eingetragen. Man erhält so den Aufwand für eine Gesamtleistung. Dies kann z. B. der Angebotspreis für Dienstleistungen sein.

Vorgehensweise

Um kein Ergebnis vorwegzunehmen oder gar persönliche Tendenzen einzubringen, soll die Portfolio-Matrix weitgehend idealtypisch erstellt werden. Somit wird allen Projektbeteiligten die Möglichkeit eingeräumt, von gleichen Voraussetzungen an die Organisationsentwicklung heranzugehen.

Man muss sich darüber im Klaren sein, dass die Portfolio-Matrix lediglich ein Instrument zur Unterstützung eines Change-Prozesses ist.
Die eigentliche Arbeit erledigt ein Projektteam. Dieses benutzt die Matrix, um die Produkte bzw. die darin enthaltenen Tätigkeiten bestimmten Abteilungen, Bereichen, oder gar Personen zuzuordnen.

Es ist zu empfehlen, die Matrix in einem kleinen Arbeitskreis vorzubereiten. Das gesamte Projektteam ordnet dann durch Ankreuzen die Leistungen zu. In der Folge der Bearbeitung können oder sollen Klärungen/Änderungen in der Organisation, in den Zuständigkeiten, in den Befugnissen usw. entstehen.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass wir die Portfolio-Matrix nicht benutzen, um Personal einzusparen. Eventuell frei werdende Kapazitäten können z.B. zur Substitution von Fremdleistungen eingesetzt werden.

Es ist klar, dass bei der Zuordnung von Personen die Maßgaben des Arbeitsrechtes unbedingt zu berücksichtigen sind. Aus diesem Grunde ist es wichtig, arbeitsrechtliche Fragen so weit wie möglich solange aus der Projektarbeit herauszuhalten, bis sie aktuell werden.

Dann allerdings sind unter Wahrung der Rechte der Beschäftigten die Veränderungen im Rahmen einer qualifizierten Personalentwicklung zügig durchzuführen.

Bedienung

An die Bedienung einer Portfolio-Matrix werden keine besonderen Anforderungen gestellt. Mittlere bis gute Excel- Kenntnisse reichen aus. Wenn nur der Projektleiter die Matrix bedient, sind Fehler weitgehend ausgeschlossen. Sollten allerdings mehrere Mitarbeiter/innen mit der Tabelle arbeiten, so ist zu verhindern, dass die Formeln oder Inhalte verfälscht werden.

Kurzbeschreibung der Bedienung einer Portfolio-Matrix beim Beispiel „ Erstellung von Stellenbeschreibungen“:
1. Eintragen aller Produkte (senkrecht)
2. Eintragen aller Mitarbeiter/innen waagerecht
3. Feststellen, welche Mitarbeiter mit einer Tätigkeit zu tun haben
4. Bei Dopplungen Schnittstellen klären
5. Wenn niemand eine Tätigkeit aus ausführt, die jedoch als notwendig erkannt wurde, klären, wer das machen soll (unter welchen Bedingungen…)
6. Filtern nach den Ankreuzungen „x“:
Zur Erstellung von Stellenbeschreibungen können diese leicht durch Filtern erzeugt werden.
Durch geschickte Formatierung, Filterung und Formelzuweisung kann aus der Projektarbeit heraus sofort die jeweilige Stellenbeschreibung erzeugt werden.
7. Stellenbeschreibung
Die so erzeugten Stellenbeschreibungen sind bezüglich der Personenzahl und der Leistungen weitgehend unbegrenzt. Dadurch, dass sie sofort aus der Projektarbeit heraus erzeugt werden können, kann der Leiter auch bei künftige Veränderungen alle Stellenbeschreibungen in seinem Verantwortungsbereich, untereinander abgestimmt, ändern bzw. aktualisieren.
8. Bei Verwendung von Excel Tabellen stehen nur die senkrechte und die waagerechte Ebene zur Verfügung. Hilfsweise kann eine dritte Ebene eingeführt werden. Bei Leistungsbeschreibungen könnte man z. B. durch farbliche Gestaltung Eigen- oder Fremdleistung unterscheiden.

Die bisherige Organisation ist zu berücksichtigen

In jedem Unternehmen gibt es mehr oder weniger treffsichere Festlegungen zum Facility Management. Diese sind selbstverständlich bei der Organisationsentwicklung zu berücksichtigen, in dem sie bezüglich ihrer Eignung geprüft und ggf. verbessert werden.

Es wird vorgeschlagen, zunächst eine idealtypische Facility Management-Organisation mit Hilfe der Portfolio-Matrix zu erstellen. Dann werden alle Festlegungen des Unternehmens zusammengetragen, die diesen Bereich des Facility Management bereits betreffen.

Anhand der idealtypischen Organisation werden bestehende Regelungen abgeglichen, ergänzt bzw. neu geordnet.

Dies betrifft beispielsweise folgende Unternehmensstandards:
- Leistungsvereinbarungen
- Leistungsbeschreibungen
- Geschäftsverteilungspläne
- Aufgabenprofile / Stellenbeschreibungen
- Fachkonzepte
- Geschäftsprozesse
- Verfahrens- und Organisationsanweisungen
- ISO-Handbücher
- Preislisten
- Aufstellungen von technischen und baulichen Anlagen
- ff.

Auswirkungen

Organisationsentwicklung ist ein mehr oder weniger tiefgreifender Veränderungsprozess. Nach einer formalen theoretischen Phase zur Feststellung der idealtypischen Organisation geht es dann um die beteiligten Menschen. Ihnen, ihrem bisherigen Arbeitsplatz und ihrer sozialen Situation ist mit höchstem Respekt zu begegnen.

Gleichwohl darf auch von den Mitarbeiter/innen eine positive Haltung bei der Ertüchtigung ihres Unternehmens mit Blick auf Zukunft und Standort erwartet werden.

Deshalb sind bei den Maßnahmen zur Weiterentwicklung der Organisation des Facility Management folgende Punkte fair und in besonderer Weise zu berücksichtigen:
- Weitere, ggf. zusätzliche Aufgaben für Mitarbeiter
- Änderung der Aufgaben und Änderung von Teilaufgaben
- Besitzstände, ggf. Arbeitszeiten und/oder Arbeitsorte
- Normen
- Betreiberverantwortung
- Rationalisierung, wenn beabsichtigt und mit Betriebsrat vereinbart.
- In- und Outsourcing